WMA-Procedures-and-Operating-Policies-Oct2016_F

Procédures et politiques opérationnelles
de l’Association Médicale Mondiale
Ces procédures et politiques opérationnelles ont été approuvées par
la 186e
Session du Conseil de l’AMM à Vancouver, Octobre 2010
et révisée par la 188e
Session du Conseil de l’AMM à Sydney, Avril 20111
la 191e
Session du Conseil de l’AMM à Prague, avril 20122
et la 203e
Session du Conseil de l’AMM à Taipei, octobre 20162
TABLE DES MATIERES
Chapitre 1. Elections et modes de scrutin pour toutes les instances de l’AMM 1
Chapitre 2. Procédures relatives au travail de l’Assemblée Générale de l’AMM 2
Chapitre 3. Procédures relatives au travail du Conseil de l’AMM 6
Chapitre 4. Procédures pour la Formulation des Déclarations, Prises de position
et Résolutions 13
Chapitre 5. Finances 17
Chapitre 6. Politique concernant les conflits d’intérêts 20
Chapitre 7. Relations Extérieures et Représentation 22
Chapitre 8. Divers 26
Chapitre 9. Suspension 26
Chapitre 10. Amendement 26
1
Chapitre 3, Section 3.5.4, nouvelle f)
2
Chapitre 1, Section 1.1.2, deux nouvelles phrases ajoutées
2
Chapitre 3, Section 3.5.2.2, nouvelle phrase ajoutée
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
1
Introduction
Ces Procédures et Politiques opérationnelles sont soumises aux Statuts et Règlements de
l’Association Médicale Mondiale. En cas de conflit entre les dispositions des Procédures et
politiques opérationnelles et celles des Statuts et Règlements, ces dernières prévalent.
Chapitre 1: Elections et modes de scrutin pour toutes les instances de l’AMM
Le règlement relatif à l’éligibilité lors des élections des différents bureaux de l’AMM et au droit
de vote sur diverses questions au sein de l’AMM figure dans le Règlement de l’AMM. Ce
chapitre traite uniquement des procédures.
1.1 Modes de scrutin pour tous les membres du bureau
1.1.1 Toutes les élections des membres du bureau devront se faire à bulletin secret à moins
qu’il n’y ait qu’un seul candidat désigné et dans ce cas, l’élection se fera à l’unanimité.
En présence de plus de deux candidats pour un poste, aucun des deux ne sera déclaré élu
sans avoir obtenu la majorité. Faute de majorité, le nom du candidat ayant reçu le plus
petit nombre de voix sera éliminé et les candidats restants feront l’objet d’un vote pour
les départager et aucun ne sera élu tant qu’il n’aura pas obtenu la majorité des voix.
1.1.2 Le Secrétaire Général sera directeur du scrutin dans toutes les élections ayant lieu à
l’Assemblée Générale, au Conseil et aux Comités. Lorsque le Président est élu au cours
de l’Assemblée Générale, le Secrétaire Général sera aussi aidé par les membres du
Comité de vérification des pouvoirs qui feront office de scrutateurs. Dans le cas de
membres du bureau élus par le Conseil et de présidents de comités élus par les comités,
les candidats doivent dans la mesure du possible être présents au moment de l’élection,
sauf en cas de circonstances jugées acceptables par les instances électorales. Les
candidats auront la possibilité de parler de leur candidature.
1.2. Modes de scrutin pour les politiques et les autres affaires
Le vote sur les politiques et sur les autres affaires au cours de l’Assemblée Générale, du
Conseil et des Comités se fera normalement à main levée, carte d’électeur en main, carte
qui sera remise à chaque personne habilitée à voter par le Secrétaire Général, sauf dans
les cas suivants :
a) Tous les membres peuvent demander un vote public. Le vote public sera dirigé par le
Secrétaire Général et consigné au procès-verbal.
b) Tous les membres peuvent déposer une motion pour voter à bulletin secret ce qui
nécessitera un vote affirmatif de la majorité des personnes présentes et votantes
comme le stipule le Règlement.
c) Tous les membres peuvent proposer l’adoption d’une question en suspens par
consensus à moins qu’une telle question ne nécessite un vote affirmatif. En l’absence
d’objection à ce sujet, la question sera acceptée. Si un délégué s’oppose à son
adoption par consensus, la question sera soumise à un vote.
d) L’Assemblée Générale peut décider d’utiliser un dispositif électronique de vote si un
tel dispositif existe.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
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1.3 Vote à bulletin secret
1.3.1 Les Procédures pour le vote à bulletin secret seront établies par le Secrétaire Général en
concertation avec le Conseiller juridique de l’AMM. Le vote à bulletin secret peut être
effectué de manière classique ou via un système électronique, si disponible. Tout mode
de scrutin à bulletin secret doit:
a) veiller à ce que tous les votes soient effectués de manière anonyme
b) donner la possibilité d’un scrutin à plusieurs tours
c) inclure un protocole fiable et vérifiable pour le décompte précis des voix
1.3.2 Le Secrétaire Général remplira la fonction de directeur du scrutin et sera assisté par le
Conseiller juridique de l’AMM, pour tous les scrutins concernant les politiques et les
autres affaires votées à bulletin secret.
Chapitre 2. Procédures relatives au travail de l’Assemblée Générale de l’AMM
Les Procédures suivantes, relatives à la conduite des affaires de l’Assemblée Générale, sont
établies conformément au Chapitre 4, Section 10 du Règlement de l’AMM.
2.1 Ordre du jour
2.1.1 Préparation
a) L’ordre du jour pour l’Assemblée Générale sera préparé par le Conseil qui aura le
pouvoir de décider si oui ou non une proposition soumise par un membre constituant
s’inscrit dans les objectifs de l’Association.
b) L’ordre du jour inclura les questions considérées comme « Responsabilités de
l’Assemblée Générale « au Chapitre IV, Section 2 du Règlement de l’AMM.
c) Toutes les questions que devra étudier l’Assemblée Générale seront sujettes aux
procédures et protocoles prévus dans le Règlement ou dans ces Procédures et
politiques opérationnelles.
2.1.2 Dates limites pour soumission de sujets à l’ordre du jour
a) Sauf mention contraire dans les Statuts ou le Règlement de l’Association, les
questions que devra étudier l’Assemblée Générale seront soumises au Secrétariat au
moins 8 semaines avant la date de l’Assemblée Générale concernée.
b) Le Conseil, s’il le désire, peut après étude supprimer le préavis pour soumission de
questions à l’Assemblée Générale.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
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2.1.3 Questions urgentes.
a) En dépit des dispositions ci-dessus, un membre constituant peut présenter une
question urgente pour étude par l’Assemblée Générale. Les questions urgentes
devront porter uniquement sur des sujets très importants qui n’étaient pas connus ou
prévus au moment de la préparation de l’ordre du jour et qui nécessitent une décision
immédiate qu’aucune autre instance de l’AMM ne peut prendre en temps utile.
b) Le Secrétariat devra être avisé par écrit dès que possible de toute question urgent et
si possible en temps utile afin qu’il puisse faire traduire la proposition dans les autres
langues officielles de l’Association et diffuser la proposition aux délégués.
c) Toute proposition sur une question urgente devra être transmise au Conseil lors de
sa réunion pré-Assemblée ou si cette réunion a déjà eu lieu, aux membres du Conseil
présents dans l’enceinte de l’Assemblée Générale. Ces derniers détermineront alors
si la question s’inscrit ou non dans les objectifs de l’Association et si elle est
urgente ou non. Les membres du Conseil consulteront le Secrétaire Général et les
conseillers qu’ils jugeront utiles. Si une majorité des membres du Conseil présents
considèrent que la question est urgente et s’inscrit dans les objectifs de
l’Association, la question sera traitée à l’Assemblée Générale.
d) Comme le stipule le Règlement, l’adoption de toute proposition sur une question
urgente nécessitera un vote affirmatif des ¾ des délégués présents et votant à
l’Assemblée Générale.
2.1.4 Enregistrement
Toutes les réunions de l’Assemblée Générale seront enregistrées in extenso et le
Secrétaire Général est autorisé à reprendre toutes les déclarations enregistrées pour
établir le procès-verbal de l’Assemblée. Les intervenants ne souhaitant pas que leurs
observations soient reprises dans le procès-verbal devront l’indiquer au début de chaque
ou à la fin de leur intervention. Le Secrétaire Général devra rappeler aux participants au
début de chaque Assemblée Générale que le déroulement de celle-ci fait l’objet d’un
enregistrement et qu’ils doivent clairement faire savoir les propos qu’ils ne veulent pas
voir figurer dans le procès-verbal.
Le Secrétaire Général n’est pas dans l’obligation de rectifier le procès-verbal si de telles
rectifications:
a) suppriment ce que l’intervenant n’a pas signalé comme “confidentiel” ou “off the
record”;
b) Entraînent des rajouts non présentées au cours des débats du Conseil;
c) Constituent seulement une reformulation d’une déclaration faite avant le Conseil et
ne modifient pas le sens ou la nature des remarques.
Les fichiers audio de chaque réunion devront être conservés jusqu’à approbation du
procès-verbal par l’Assemblée Générale. Ils devront ensuite être supprimés.
2.1.5 Présentation dans les langues officielles
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
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Avant étude par l’Assemblée Générale, toutes les questions à l’ordre du jour seront
présentées aux délégués dans les langues officielles de l’Association.
2.1.6 Session Scientifique
L’ordre du jour de l’Assemblée Générale devra comporter une session scientifique dont
le sujet devra avoir été adopté au moins un an avant l’Assemblée Générale. La date et la
durée de la session scientifique seront définies par le Secrétaire Général. L’ordre du jour
de la session scientifique sera établi par le Secrétaire Général de concert avec
l’association accueillant l’Assemblée Générale.
2.2. Ordre des travaux à l’Assemblée Générale
Les sessions à l’Assemblée Générale se dérouleront généralement selon l’odre des
travaux décrit ci-après. L’ordre des travaux prévu à l’ordre du jour peut varier à tout
moment au cours de l’Assemblée Générale.
2.2.1 Cérémonie d’ouverture
a) Ouverture. Début de l’Assemblée Générale
b) Accueil et Appel. Accueil officiel et appel des délégations et des observateurs
internationaux par le Secrétaire Général.
c) Bienvenue. Vœux de bienvenue du Président, des officiels de l’association hôte, des
officiels du pays d’accueil et d’autres dignitaires, si présents.
d) Intronisation du Président. Intronisation du Président de l’Association Médicale
Mondiale. Au cours de la cérémonie, le président sortant fera un discours de départ
et après l’intronisation, le nouveau président prononcera son discours inaugural.
2.2.2 Session Scientifique
La programmation de la Session Scientifique sera établie par le Secrétaire Général de
concert avec l’association accueillant l’Assemblée Générale.
2.2.3 Session plénière
a) Comité de Vérification des Pouvoirs. Réception du Rapport du Comité de
Vérification des Pouvoirs.
b) Procès-verbaux. Approbation des Procès-verbaux de la précédente Assemblée tels
qu’ils ont été diffusés avec amendements le cas échéant.
c) Nomination des Comités. Nommer de comités jugés nécessaires pour aider à la
tenue de l’Assemblée Générale et dont la mission se limitera à l’Assemblée
Générale.
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d) Election du Président-Elu. Elire un nouveau Président-Elu de l’Association
Médicale Mondiale, of the World Medical Association, conformément au Chapitre
VI, Section 1 du Règlement de l’AMM.
e) Rapport du Conseil. Etudier le Rapport du Conseil à l’Assemblée Générale, y
compris le rapport financier et les motions pour son adoption intégrale ou partielle.
f) Rapport Spéciaux. Etudier les éventuels rapports spéciaux et le cas échéant, les
motions pour leur adoption intégrale ou partielle.
g) Motions par les Membres Constituants. Etudier toute autre motion à l’ordre du
jour de la réunion des Membres Constituants.
h) Lieu de la prochaine Assemblée Générale. Confirmer le lieu de la prochaine
Assemblée Générale.
i) Autres dossiers. Etudier tout autre dossier correctement soumis par les Membres
Constituants.
j) Transmission au Conseil. Transmettre au Conseil toutes les questions approuvées
ou adoptées par l’Assemblée Générale et qui nécessitent une prise de décision.
k) Levée de séance. Déclaration de clôture de l’Assemblée Générale.
2.3 Présentation des rapports
Tous les rapports présentés à l’Assemblée Générale doivent être écrits et aucun rapport
qui n’a pas été diffusé à l’avance à l’Assemblée Générale ne sera lu dans son intégralité
sauf avis contraire de l’Assemblée Générale. Le Président ou en son absence un membre
de l’instance soumettant le rapport se contentera de le commenter et de répondre aux
questions posées par les membres de l’Assemblée Générale. A la conclusion du rapport,
le Président proposera :
a) l’adoption par un vote distinct de toute éventuelle recommandation
b) l’approbation du reste du rapport
c) l’adoption du rapport dans son intégralité conformément aux amendements
éventuels apportés.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
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Chapitre 3. Procédures relatives au travail du Conseil de l’AMM
Le Conseil adoptera et respectera pour la conduite de sa réunion et de celles des Comités
permanents les procédures qu’il jugera souhaitables à la condition que celles-ci ne soient pas en
contradiction avec les dispositions des statuts et du Règlement. De telles procédures à moins
qu’elles ne soient extraordinaires et provisoires, devront être décrites dans ces Procédures et
politiques opérationnelles de l’Association Médicale Mondiale.
3.1. Ordre du jour
3.1.1 Préparation de l’ordre du jour
L’ordre du jour du Conseil sera préparé par le Secrétaire Général et comportera tous les
dossiers résultant de la précédente session du Conseil, tout dossier transmis au Conseil
par l’Assemblée Générale et tout dossier correctement soumis par les Membres
Constituants et les Membres du Conseil.
3.1.2 Dates limites pour la soumission des questions à mettre à l’ordre du jour
Les documents relatifs à tout point de l’ordre du jour devront être soumis au Secrétaire
Général au moins 8 semaines avant l’ouverture de la réunion concernée. Le Secrétaire
Général diffusera l’ordre du jour avec tous les documents d’accompagnement à chaque
membre du Conseil par e-mail au moins 4 semaines avant la réunion du Conseil.
3.1.3 Questions urgentes
Les points à l’ordre du jour et la documentation transmise aux membres du Conseil
moins de 4 semaines avant une réunion du Conseil seront étudiés si le Conseil en
confirme le caractère urgent. Si le Conseil refuse d’en débattre immédiatement, les points
concernés seront reportés à la prochaine réunion du Conseil.
3.2. Rapports
3.2.1 Enregistrement
Toutes les réunions du Conseil, à l’exception des sessions du bureau exécutif, seront
enregistrées in extenso et le Secrétaire Général est autorisé à reprendre toutes les
déclarations enregistrées pour établir le procès-verbal des réunions. Les Membres du
Conseil ne souhaitant pas que leurs observations soient reprises dans le procès-verbal
devront l’indiquer au début ou à la fin de leur intervention. Le Secrétaire Général n’est
pas dans l’obligation de rectifier le procès-verbal si de telles rectifications:
a) suppriment ce que l’intervenant n’a pas signalé comme “confidentiel” ou “off the
record”;
b) Entraînent des rajouts non présentées au cours des débats du Conseil;
c) Constituent seulement une reformulation d’une déclaration faite avant le Conseil et
ne modifient pas le sens ou la nature des remarques.
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Les fichiers audio de chaque réunion devront être conservés jusqu’à approbation du
procès-verbal concerné par le Conseil. Ils devront ensuite être supprimés.
3.2.2 Calendrier consensuel
S’il le souhaite, le Conseil peut recourir à un calendrier consensuel pour étudier les
rapports des Comités Permanents, des groupes de travail, des consultants ou d’autres
rapports, correctement soumis pour étude. De même, les Comités Permanents peuvent se
servir d’un calendrier consensuel pour étudier les rapports à leur ordre du jour.
En présence d’un calendrier consensuel, le rapport est présenté dans son intégralité et le
Président autorisera les membres votants à demander que soit extrait un point ou une
rubrique pour étude individuelle. De telles demandes ne nécessitent pas un vote et toutes
les demandes d’extraction doivent être honorées. Les points/rubriques n’auront pas être
indiqués dans un ordre spécifique. Après enregistrement par le Président des extractions,
les membres voteront l’approbation du reste du rapport. Une fois approuvé le reste du
rapport, les points extraits seront étudiés par ordre d’apparition dans le rapport à moins
que le Conseil ou le Comité décide de les traiter dans un ordre différent. Les points
extraits seront étudiés de manière classique selon la procédure parlementaire établie.
3.3. Documents approuvés pour transmission à l’Assemblée Générale
Le Conseil transmettra à l’Assemblée Générale tous les rapports, les Déclarations, Prises
de position ou Résolutions proposées, toutes les candidatures de membre de l’AMM, les
documents financiers, les amendements proposés aux Statuts et au Règlement et tout
autre élément que le Conseil a approuvé et qui nécessite une approbation ou adoption par
l’Assemblée Générale selon le Règlement de l’AMM. Tous les éléments transmis seront
incorporés au rapport annuel du Conseil à l’Assemblée Générale.
Les documents pour transmission à l’Assemblée Générale devront avoir été approuvés
dans leur forme et contenu définitifs avant la clôture de la réunion du Conseil au cours de
laquelle décision est prise de les transmettre à l’Assemblée Générale. Tout rajout
ultérieur à ces documents et documents complémentaires ne seront pas acceptés pour
transmission à l’Assemblée Générale à moins d’avoir un caractère d’ urgence ou de faire
suite à un évènement se produisant entre deux réunions du Conseil.
3.4. Sessions à huit-clos et Sessions Exécutives
3.4.1 Sessions à huis-clos
Les Sessions du Conseil seront ouvertes à tous les représentants officiels de tous les
Membres Constituants de l’Association Médicale Mondiale et à tous les observateurs que
les membres du Conseil et le Secrétaire Général pourraient inviter ou accréditer. Le
Conseil pourra toutefois voter pour qu’une partie ou l’intégralité d’une réunion du
Conseil ou d’un Comité soit à « huis-clos ». Sont autorisés à participer à une session à
huis-clos uniquement les membres du Conseil ; le personnel que le Conseil accrédite et
toute autre personne dont le Conseil souhaite éventuellement la présence.
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3.4.2 Sessions de l’Exécutif
Le Conseil peut voter pour qu’une partie ou l’intégralité d’une réunion du Conseil ou
d’un Comité soit une session de l’Exécutif. Seuls les membres du Conseil, le Secrétaire
Général seront autorisés à participer à une session de l’Exécutif avec les interprètes que
le Conseil peut éventuellement demander. Si le Conseil désire que des décisions prises au
cours d’une session de l’Exécutif soient consignées dans le procès-verbal, il devra en
informer le Secrétaire Général. Si ce n’est pas le cas les le travail ou la conduite de
l’Association Médicale Mondiale, les membres du bureau, les membres du Conseil, les
agents ou employés ne seront pas contraints par les décisions du Conseil.
3.5. Comités Permanents du Conseil
Le Conseil adoptera les règles de procédure pour la conduite des affaires des Comités
Permanents qu’il jugera opportunes à la condition que celles-ci ne soient pas en
contradiction avec les dispositions des Statuts et du Règlement. Le Règlement de
l’AMM prévoit les Comités Permanents suivants :
1. Finances et Planning
2. Affaires médico-sociales
3. Ethique Médicale
3.5.1 Membres des Comités Permanents
3.5.1.1 Nomination.
a) Les membres des Comités Permanents seront nommés par les membres du Conseil
parmi ces mêmes membres lors de la première réunion du Conseil consécutive à
l’élection biannuelle des membres du Conseil.
b) Tous les membres du Conseil doivent être prêts à faire partie d’un ou deux comités
permanents maximum.
c) Le Secrétaire Général devra demander à chaque membre du Conseil le ou les
comités où il serait prêt à entrer et ses qualifications spécifiques qui peuvent s’avérer
utiles pour de telles fonctions. Il recommandera alors au Conseil une liste de
membres pour chacun des comités. Le Conseil est libre de décider du nombre de
membres qu’il désignera dans chacun des Comités Permanents.
3.5.1.2 Mandat.
Les membres des comités auront un mandat de 2 ans à la condition qu’ils demeurent
membres du Conseil.
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3.5.2 Président des Comités Permanents
3.5.2.1 Election
Un président sera élu par les membres de chaque Comité parmi ces mêmes membres.
L’élection aura lieu lors de la première réunion du comité après l’élection biannuelle des
membres du Conseil.
3.5.2.2 Mandat et conditions à remplir
Le Président de Comité aura un mandat de 2 ans qui expirera juste avant le début de la
réunion du Conseil suivant la prochaine élection biannuelle des membres du Conseil. Le
Président pourra être réélu à la condition qu’il demeure membre du Conseil. Un président
de comité ne peut remplir ce poste plus de 6 ans. Si un membre atteint la durée maximale
de mandat en tant que président d’un comité, il sera éligible à la présidence d’un autre
comité.
Le Président ne remplira pas d’autre poste d’élu au sein de l’AMM pendant son mandat
de président de comité.
Là où une personne prend les fonctions de Président à mi-parcours du mandat, ce
mandat partiel ne devra pas être décompté dans le cadre des six ans maximum fixés pour
le poste de Président.
3.5.2.3 Vacance
En cas de vacance d’un poste, lors de la prochaine réunion du comité, les membres
devront élire un président pour occuper le poste jusqu’à expiration du mandat.
3.5.3 Réunions des Comités Permanents
Les Comités Permanents devront se réunir au moins deux fois par an dans des lieux et à
des dates décidés par le Conseil mais ce dernier peut autoriser des réunions
supplémentaires dans des lieux et à des dates que décideront eux-mêmes les Comités
Permanents.
3.5.4 Comité des Finances et du Planning
La mission du Comité des Finances et du Planning sera d’assister le Conseil et le
trésorier à remplir leurs responsabilités concernant les affaires financières de
l’Association, le planning des réunions du Conseil et de l’Assemblée Générale (y
compris les sessions scientifiques) et l’administration générale de l’organisation. Le
Comité devrait notamment informer le Conseil et/ou le Trésorier sur :
a) les lieux et dates appropriés pour les futures réunions des Comités, du Conseil et de
l’Assemblée Générale;
b) le montant approprié de la cotisation annuelle à demander aux membres constituants
et aux membres associés de l’Association;
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
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c) la préparation du bilan et des états financiers pour l’année passée et une estimation
des recettes et dépenses de l’Association pour l’année à venir;
d) Une vue d’ensemble des achats, ventes ou dépenses d’entretien de tout bien
immobilier appartenant à l’Association;
e) Les résolutions, correctement soumises par les Membres Constituants qui ne sont
pas du ressort du Comité d’Ethique médicale ou des Affaires médico-sociales;
f) Le développement du plan stratégique de l’AMM ;
g) Les changements des statuts et du règlement, les Procédures et politiques
opérationnelles de l’Association Médicale Mondiale ou toute autre règle de
gouvernance de l’Association ou de conduite des affaires et,
h) Toute autre question transmise en bonne et due forme au Conseil ou au Trésorier.
3.5.5 Comité d’Ethique Médicale
La mission du Comité d’Ethique Médicale sera d’étudier les implications éthiques de
toute question concernant les relations entre la profession médicale, les autres professions
de santé, le public et les gouvernements ou autorités nationales et d’aviser le Conseil sur
de telles questions. Le Comité devrait notamment informer le Conseil sur :
a) Les projets ou propositions de Déclarations, Prises de position ou Résolutions de
l’Association qui relèvent principalement de l’éthique ;
b) Les Résolutions ou motions, correctement soumises par les Membres Constituants
ou d’autres qui relèvent principalement de l’éthique ; et
c) Toute autre question transmise en bonne et due forme au Conseil.
3.5.6 Comité des Affaires Médico-sociales
La mission du Comité des Affaires Médico-sociales sera d’étudier et d’informer le
Conseil sur des questions relatives au domaine médico-social et qui ne relèvent pas
principalement de l’éthique ou qui ont trait aux finances, à l’organisation et à
l’administration de l’Association. Le Comité devrait notamment informer le Conseil sur :
a) Les projets ou propositions de Déclarations, Prises de position ou Résolutions de
l’Association qui relèvent de son domaine de compétences;
b) Les Résolutions ou motions, correctement soumises par les Membres Constituants
ou d’autres qui relèvent de son domaine de compétences;
c) Les questions ayant trait à la santé des femmes et,
d) Toute autre question transmise en bonne et due forme au Conseil.
3.6. Autres comités
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
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Le Conseil instaurera d’autres comités s’il le juge nécessaire ou si l’Assemblée le
demande. Sauf mention contraire, le Conseil définira les fonctions et la composition de
chaque comité. Tous les membres du Conseil feront partie des comités sur nomination
par le Président du Conseil de concert avec le Secrétaire Général. Tout comité établi
dans un but spécifique cessera d’exister lorsque le but pour lequel il a été formé aura été
atteint.
3.7. Groupes de travail
3.7.1 Nomination
Les groupes de travail seront nommés par le Président du Conseil, habituellement sur
recommandation du Conseil ou des comités permanents. Tous les groupes de travail
auront un mandat clairement formulé qui se terminera lorsque le but pour lequel il a été
formé aura été atteint ou lorsque le Conseil en décidera ainsi.
3.7.2 Membres
Le Président du Conseil nommera un maximum de six personnes ou Membres
Constituants pour constituer un groupe de travail, président du groupe compris.
3.7.3 Procédures
3.7.3.1 Assistance
Le président du Conseil et le Secrétaire Général seconderont les groupes de travail dans
leur mission, y compris si nécessaire les changements dans leur composition ou leurs
attributions.
3.7.3.2 Communications
Le principal mode de communication sera de nature électronique et notamment la
technologie Internet.
3.7.3.3 Réunions
Des réunions en face à face seront organisées que si cela s’avère indispensable. Aucune
interprétation simultanée ne sera fournie pendant les réunions à moins d’un impératif.
3.7.3.4 Langues
La langue de travail, pour les documents et les réunions, sera l’une des langues
officielles. La traduction des documents dans les autres langues officielles ne sera
effectuée que lorsque les recommandations du groupe de travail seront définitives.
3.7.3.5 Implications financières
Les membres du groupe de travail ne recevront aucune rémunération, à l’exception, le cas
échéant, du remboursement des frais de déplacement.
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3.8. Nomination et privilèges des assesseurs officiels
3.8.1 Nomination
Le Conseil peut, tous les deux ans, nommer des assesseurs officiels aux différents
comités permanents après examen de leur candidature par lesdits comités ou par leur
association médicale nationale. Les candidats doivent être membres, en situation
régulière de membres constituants ou de membres associés ou bien officiels ou membres
du bureau de l’Association.
3.8.2 Privilèges
Les assesseurs auront le droit de recevoir tous les documents diffusés aux membres du
comité permanent auprès duquel ils ont été nommés et de participer aux réunions dudit
comité (à condition toutefois que leurs frais de déplacement et de subsistance ne soient
pas à la charge de l’Association Médicale Mondiale). Ils peuvent également, à l’invitation
du président du Conseil, prendre la parole aux réunions des comités auxquels ils ont été
nommés.
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Chapitre 4. Procédures pour la Formulation des Déclarations, Prises de position et
Résolutions
4.1 Définitions
4.1.1 Une résolution exprime la réaction de l’AMM face à une situation particulière ayant
généralement un caractère d‘urgence.
4.1.2 Une Déclaration ou Prise de position reflète la politique de l’AMM sur une question
importante, universellement applicable et incarnant des principes intemporels.
4.1.3 Il convient de distinguer une Déclaration dont la portée est large d’une Prise de position
dont la portée est limitée. La décision d’attribuer à un document politique le nom de
Déclaration sera prise par l’Assemblée Générale.
4.2 Critères pour une Déclaration ou Prise de position
4.2.1 L’Association devra appliquer les critères suivants pour décider de l’examen d’un projet
de déclaration/prise de position sur un sujet particulier:
a) la question est d’importance pour la santé humaine
b) la question préoccupe les médecins de toutes ou de la plupart des associations et,
c) L’analyse et la solution bénéficieraient de l’expérience et/ou de l’expertise des
médecins.
4.2.2 Lorsqu’une proposition porte sur un sujet déjà traité dans une précédente
Déclaration/Prise de position, le nouveau texte devrait être présenté soit comme un
amendement du précédent document soit comme une révision du document précédent
avec le nouveau texte incorporé dans le document.
4.2.3 Une Déclaration/prise de position, une fois adoptée, devrait constituer un consensus
général des associations nationales membres sur le sujet traité.
4.3 Eléments:
4.3.1 Tout projet de Déclaration/Prise de position devra normalement comporter les éléments
suivants :
a) un préambule, qui décrit succinctement le sujet et explique pourquoi c’est un sujet de
préoccupation pour les médecins du monde entier;
b) une opinion sur la question, étayée d’arguments confortant cette opinion et réfutant
les opinions contraires et,
c) une ou plusieurs recommandations de mesures, à l’attention de certains acteurs, tels
que les associations médicales nationales, les gouvernements nationaux, les agences
intergouvernementales internationales (par exemple, les Nations Unies,
l’Organisation Mondiale de la Santé) etc.
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4.4. Procédure
4.4.1 Une Déclaration/Prise de position peut être soumise par ou via une ou plusieurs
associations nationales membres, par un ou plusieurs membres associés via la réunion
des membres associés ou par un comité permanent de l’Association.
4.4.2 A l’exception de celles initiées par un comité permanent , une proposition de
Déclaration/Prise de position devra être soumise au Secrétariat dans l’une des trois
langues officielles de l’association et sous une forme respectant les critères
précédemment indiqués.
4.4.3 Le Secrétariat veillera à ce que toute Déclaration/Prise de position soumise pour examen
comporte bien les éléments susmentionnés, à défaut de quoi, le texte sera retourné à son
auteur pour révision. Une Déclaration/Prise de position, contenant les éléments requis,
sera traduite dans les autres langues officielles de l’Association avant soumission au
comité concerné de l’Association pour étude.
4.4.4 Lorsqu’un comité de l’Association aura commencé l’étude d’une proposition de
Déclaration/Prise de position, aucune autre Déclaration/Prise de position sur le même
sujet ne sera étudiée à moins et jusqu’à ce que la proposition initiale ait été rejetée par le
comité, le Conseil ou l’Assemblée Générale.
4.4.5 Après étude préliminaire d’une proposition de Déclaration/Prise de position, le comité
peut:
a) recommander d’envoyer le document aux associations nationales membres pour
commentaires;
b) renvoyer l’étude du document à une date ultérieure ;
c) ne pas approuver le document et recommander au Conseil de ne pas l’approuver
4.4.6 Lorsqu’une proposition de Déclaration/Prise de position est adressée aux associations
nationales membres pour commentaires, les commentaires reçus seront compilés par le
Secrétariat et/ou un rapporteur nommé et une nouvelle mouture du document sera rédigée
qui tiendra compte du document original et des commentaires reçus. Un groupe de travail
désigné peut servir de rapporteur. Le document original et les commentaires reçus seront
traduits et prêts pour la date de la discussion mais la mouture du rapporteur sera le
principal document soumis à discussion.
Le Comité peut ensuite:
a) approuver le projet de Déclaration/Prise de position sans changement et en
recommander l’approbation par le Conseil
b) amender le document et l’approuver puis recommander au Conseil de l’approuver
c) retourner le document au rapporteur ou au secrétariat pour plus ample révision
d) reporter l’étude du document à une date ultérieure
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
15
e) ne pas approuver la proposition et recommander au Conseil d’en faire autant
4.4.7 Si la proposition de Déclaration/Prise de position est reportée à une date ultérieure, le
comité devra justifier cette décision à l’auteur de la proposition.
4.4.8 Après étude et recommandation par un comité, une proposition de Déclaration/Prise de
position devra être transmise au Conseil. Le Conseil peut:
a) approuver le projet de Déclaration/Prise de position sans changement
b) amender le document et l’approuver
c) reporter l’étude du document à une date donnée
d) Adresser le document aux associations nationales membres pour commentaires
et/ou retourner le document au comité pour étude complémentaire
e) Ne pas approuver le document
4.4.9 Sur approbation du Conseil, la proposition de Déclaration/Prise de position projet sera
soumise à l’Assemblée Générale avec une recommandation d’adoption.
4.4.10 En cas de non approbation d’une proposition de Déclaration/Prise de position, le Conseil
fournira les raisons de sa décision à l’auteur. L’auteur pourra alors demander que sa
proposition soit transmise à l’Assemblée Générale pour étude. Sa demande devra être
approuvée par quatre membres du Conseil. Le Conseil soumettra alors le document à
l’Assemblée Générale en lui recommandant de ne pas l’adopter.
4.5. Résolutions du Conseil
4.5.1 Le Conseil peut adopter des Résolutions concernant des questions importantes
nécessitant une action immédiate que l’Assemblée Générale ne peut décider dans les
délais requis. Une Résolution du Conseil peut:
a) réaffirmer une Déclaration/Prise de position/Résolution existante
b) exprimer une position ou une réaction, qui sera basée sur le contenu d’une
Déclaration/Prise de position/Résolution précédente ou sur les actions antérieures de
l’AMM en rapport avec la question traitée
4.5.2 Une résolution adoptée par le Conseil portera le titre de “Résolution du Conseil de
l’Association Médicale Mondiale” et ne figurera pas dans la Brochure des politiques de
l’AMM. Elle sera cependant mise à la disposition des AMN, de la presse et des
organisations et personnes extérieures à l’AMM.
4.5.3 Le Conseil décidera de transmettre ou non la Résolution à l’Assemblée Générale pour
adoption. Dans sa décision, le Conseil prendre en compte l’opportunité d’une telle
résolution, le fait que la question est inédite ou déjà traitée dans une précédente
Déclaration/Prise de position/Résolution.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
16
4.6. Révision des Déclarations, Prises de position et Résolutions
4.6.1 Afin que les prises de position politiques de l’AMM soient toujours d’actualité et
pertinentes, elles doivent être périodiquement révisées. Chaque prise de position
politique devra être révisée au moins tous les dix ans
4.6.2 Lors d’une réunion du Conseil chaque année, le Secrétariat de l’AMM fournira au
Comité d’Ethique Médicale et au Comité des Affaires Médico-sociales une liste des
prises de position politiques pour révision et les recommandations pour le traitement de
chacune d’entre elles. Après étude, le Comité pourra recommander au Conseil qu’une
prise de position politique :
a) soit réaffirmée telle quelle ou avec quelques changements minimes (corrections
rédactionnelles, suppression de références désuètes etc. mais sans changement sur le
fond de la politique). L’approbation de telles révisions sera placée sous la
responsabilité du Conseil. Ces révisions seront transmises à l’Assemblée Générale
suivante pour information.
b) soit soumise à d’importantes révisions. Dans ce cas, la prise de position politique
sera examinée par le comité approprié et le Conseil, conformément aux paragraphes
4.4.5 – 4.4.9 (ci-dessus).
c) soit supprimée et archivée. Sur approbation du Conseil, la recommandation de
suppression sera transmise à l’Assemblée Générale pour approbation.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
17
Chapitre 5. Finances
5.1. Etendue de l’audit annuel
Le Règlement de l’AMM stipule qu’un audit des comptes de l’Association sera effectué
chaque année et que l’étendue de cet audit devra figurer dans les Procédures et politiques
opérationnelles de l’AMM.
L’audit, basé sur les normes internationales acceptées en matière d’audit, couvrira tous
les points figurant dans les états financiers annuels de l’AMM. Ces derniers
comporteront un bilan, un état des fonds propres, un compte de résultats et la situation
pour la précédente année fiscale et en complément un barème des différentes cotisations
de membres.
5.2. Politique d’investissement
5.2.1 Objectifs
5.2.1.1 Les fonds de réserve de l’AMM sont investis avec pour objectif de:
a) de faire face aux imprévus
b) d’accroître la capacité financière de l’Association pour mener ses activités
c) de produire des revenus afin de limiter la nécessité d’augmenter le montant des
cotisations
d) de fournir une croissance réelle, indexée sur l’inflation des fonds à long terme et,
e) d’offrir une certaine liquidité, et une souplesse financière et opérationnelle
5.2.1.2 Les fonds devraient être investis de manière à garantir une croissance réelle indexée sur
l’inflation et à maintenir les ressources financières de l’Association, investies au niveau
convenu par le Trésorier et le Comité des finances et du planning. Les objectifs et projets
d’investissement seront périodiquement revus par le Comité des finances et du planning.
5.2.1.3 L’allocation d’actifs devrait se faire de manière à obtenir le meilleur retour sur
investissement dans les limites des risques établies par le Trésorier et le Comité des
finances et du planning
5.2.1.4 Les investissements ne seront effectués que dans des valeurs de très haute qualité et des
produits sécurisés en tenant compte des éléments suivants :
– une préservation de la valeur réelle des fonds propres de l’Association
– une liquidité permanente pour couvrir les dépenses courantes
– un fort rendement
– une protection contre la fluctuation des devises étrangères
5.2.2 Investissements prohibés
Il ne sera effectué aucun investissement qui n’est pas en conformité avec le chapitre VI,
section 4.D.i du Règlement de l’AMM qui stipule que le trésorier doit respecter les
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
18
normes éthiques de l’Association lorsqu’il choisit la nature et les caractéristiques des
investissements.
5.3. Remboursement des indemnités journalières et des frais de déplacement aux
Membres du Bureau et Membres du Conseil de l’AMM
Le terme « Membres du bureau » tel que défini dans les statuts de l’Association fait
référence au Président, Président-Elu, Président sortant, Président et Vice-président du
Conseil et Trésorier.
5.3.1 Réunions de l’AMM
5.3.1.1 Les Membres du bureau et Membres du Conseil participant aux réunions des Comités
Permanents, du Conseil ou de l’Assemblée Générale (y compris la session scientifique)
de l’AMM bénéficieront d’une indemnité journalière pour couvrir les frais d’hôtel, les
repas de la journée et les frais de transport vers et depuis la gare ou l’aéroport le plus
proche, à l’arrivée et au départ. L’indemnité journalière sera versée pour les journées
effectives de chaque réunion plus le jour d’arrivée uniquement.
5.3.1.2 De même, les Membres du bureau ou Membres du Conseil participant à une réunion
extraordinaire, pour laquelle ils ont été désignés, recevront normalement une indemnité
journalière pour les journées effectives de cette réunion, plus le jour d’arrivée sur le lieu
de la réunion.
5.3.1.3 Le montant de l’indemnité journalière sera fixé chaque année et notifié à ceux y ayant
droit au titre de leur participation à des manifestations officielles. Le montant de
l’indemnité journalière tout en demeurant le même toute l’année pourra être rectifié par
le Trésorier pour une réunion particulière.
5.3.1.4 Si le Secrétariat passe un accord spécial avec un hôtel ou un lieu de réunion pour régler
toutes les chambres et/ou les repas, l’indemnité journalière sera modifiée.
5.3.1.5 Les Membres du bureau et les Membres du Conseil se rendant à des réunions de
groupes de travail, de Comités Permanents, du Conseil et de l’Assemblée Générale
bénéficieront d’un remboursement des frais de déplacement raisonnables, comme
convenu par le Trésorier de concert avec le Secrétaire Général
5.3.1.6 Un Responsable ou Membre du Conseil présentant des frais de déplacement devra
remplir un formulaire de déplacement qui lui sera fourni par le Secrétariat.
5.3.2 Autres réunions et conférences
5.3.2.1 Le Président est le premier représentant de l’organisation en ce qui concerne les
invitations, les manifestations et les apparitions publiques. En cas de nécessité et afin de
limiter les frais, il pourra être demandé à quelqu’un d’une AMN membre dans le pays
concerné de représenter l’AMM
5.3.2.2 Une demande de représentation de l’AMM devrait permettre de prendre la parole ou de
jouer le rôle de modérateur et devrait être quelque chose d’important pour l’AMM. Des
exceptions telle que la présence de l’AMM à des procès de médecins pourront être
étudiées.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
19
5.3.2.3 Les organisations voulant lancer une invitation devraient adresser une lettre d’invitation
au siège de l’AMM. Les invitations doivent faire l’objet d’un accord par le Président du
Conseil et le Secrétaire Général. En l’absence de consensus, le Comité Exécutif devrait
être consulté.
5.3.2.4 Le Président du Conseil s’efforcera d’étudier les invitations sur la base de leur valeur
pour la politique et les actions de sensibilisation/défense de l’AMM ou de leur
importance pour les membres, en tenant compte des frais pour l’AMM.
5.3.2.5 Pour un déplacement accepté, un billet d’avion ou de train ainsi que des frais de
déplacement raisonnables sont autorisés. Il est permis de voler en classe Affaire pour
les trajets de plus de quatre heures ou de prendre un billet de train en première classe
pour un voyage de plus d’une heure. Aucune indemnité journalière ne sera versée en
complément des frais. Le voyage des conjoints entre dans les frais personnels. Toute
dépense inhabituelle pouvant être anticipée devrait être discutée auparavant avec le
Président du Conseil et le Secrétaire Général.
5.3.2.6 Dans le cadre d’une représentation de l’AMM à la réunion annuelle d’une Association
Médicale Nationale, un membre du bureau plus le Secrétaire Général sont autorisés à y
participer.
5.3.2.7 Les honoraires que l’organisation qui invite se propose de verser seront acceptés et les
fonds versés au compte général de l’AMM.
5.3.2.8 Les personnes représentant l’AMM devront préparer un bref rapport de déplacement
qui sera remis au Conseil et aux personnes concernées de l’AMM.
5.3.2.9 La personne représentant l’AMM reflètera la politique établie et parlera des priorités de
notre organisation.
5.3.2.10 Les Membres du bureau, les Membres du Conseil ou les autres personnes parmi les
membres constituants appelés à effectuer un voyage officiel pour l’Association auront
droit à une indemnité journalière et au remboursement des frais de voyage, sur la même
base que celle fixée dans les paragraphes précédents.
5.3.2.11 Dans le cadre des opérations annuelles d’audit de l’organisation, le trésorier examinera
une sélection des notes de frais de déplacement de l’année passée.
5.4. Rapports financiers
5.4.1 Le Trésorier présentera un rapport au Conseil et au Comité des Finances et du planning à
leurs réunions de printemps et de pré-assemblée. Ces rapports devront comporter une
analyse détaillée des éléments suivants:
a) L’état des finances de l’année précédente qui devra être présenté à la première
réunion de chaque année;
b) Les points essentiels de l’évolution financière de l’année en cours, notamment les
investissements, les revenus tirés des membres et des investissements, les frais de
personnel et de réunion ainsi que toute autre question financière majeure et
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
20
c) Le budget pour l’année suivante à la réunion de pré-assemblée de chaque année.
5.4.2 Le Trésorier devra au moment voulu informer le Secrétaire général et le Président du
Comité des Finances et du planning de tout évènement affectant les finances de
l’Association ayant pour conséquence de ne pas permettre d’atteindre les objectifs fixés
dans le budget en matière de fonds propres de l’Association et/ou de résultat net pour
l’année.
5.5. Politique concernant le recours à des consultants
Le Secrétaire Général a le pouvoir de recourir à des consultants pour promouvoir les
programmes et politiques de l’Association, autorisés par le Conseil et/ou l’Assemblée
Générale, à la condition que toute dépense importante liée à l’emploi de consultants ait
fait l’objet d’un accord avec le Président du Comité des Finances et du planning (et si ce
dernier le juge souhaitable, avec le Comité lui-même).
Chapitre 6. Politique sur les conflits d’intérêts
6.1 Membres du Secrétariat de l’AMM et membres du bureau de l’Association
6.1.1 Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque dans une organisation un employé ou un
membre du bureau entretient des relations, mène des activités ou tire un intérêt financier
pouvant nuire à sa liberté de jugement ou influencer ses décisions ou ses actes
concernant les affaires de l’organisation. Par conséquent, les membres du Secrétariat et
les membres du bureau de l’Association devront être discrets dans l’exercice de leurs
fonctions et éviteront toute situation de nature à éveiller des soupçons. Il leur est
demandé de préserver et de protéger les actifs de l’AMM qui ne pourront être utilisés que
dans l’intérêt de l’Association et non à des fins personnelles.
6.1.2 Les membres du Secrétariat et les membres du bureau de l’Association (et leurs proches)
éviteront notamment de détenir ou de bénéficier d’avantages financiers ou personnels
de la part de prestataires de services ou de fabricants en relation avec l’AMM. Ils ne
devraient ni donner ni accepter d’une personne ou d’une entreprise avec laquelle l’AMM
est en relations d’affaires un cadeau, de l’argent, un pot-de-vin ou un quelconque
paiement. (Cela n’empêche pas les échanges usuels de courtoisie d’une valeur nominale
entre les Membres du Secrétariat et les membres du bureau et les entreprises. De même le
personnel, dans le cadre de ses vols aériens effectués pour l’AMM, a le droit de
bénéficier des points de fidélités offerts par les compagnies aériennes et de les mettre à
profit à des fins professionnelles ou personnelles).
6.1.3 Les membres du Secrétariat doivent refuser tout autre emploi qui serait en conflit avec
leurs obligations au sein de l’AMM ou qui les empêcherait de se consacrer totalement à
leur fonction au sein de l’AMM.
6.1.4 Les Membres du Secrétariat et les membres du bureau de l’Association devraient éviter
d’investir à titre personnel dans des produits financiers susceptibles de générer un conflit
d’intérêts avec leurs obligations et responsabilités au sein de l’AMM.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
21
6.1.5 Lorsqu’un membre du secrétariat ou du bureau a un quelconque doute face à une
démarche ou une situation donnée quant à un éventuel conflit d’intérêts, il serait bien
qu’il consulte le Secrétaire Général (ou le président du Conseil s’il s’agit du secrétaire
général lui-même).
6.2 Relations de l’AMM avec les entreprises
Dans certaines circonstances, l’AMM pourrait entrer en relations avec des entreprises
dans la mesure où cette activité sert son objectif principal. L’AMM devrait cependant
veiller à préserver son indépendance, défendre les valeurs de la profession et éviter les
conflits d’intérêts. Les directives de la présente section devraient servir de point de départ
pour tous ceux qui analysent ou développent les relations de l’AMM avec des groupes
extérieurs. Ces directives devraient être révisées de temps à autre afin de s’assurer
qu’elles sont appropriées et applicables.
6.2.1 Principes généraux
a) Les relations doivent préserver ou promouvoir la confiance dans l’AMM et la
profession médicale
b) Les relations doivent préserver l’objectivité de l’AMM pour toute ce qui concerne la
santé.
c) Les activités doivent être bénéfiques pour la santé publique, les soins des patients ou
le professionnalisme des médecins.
d) Le plan stratégique de l’AMM doit piloter les activités proposées
6.2.2 Directives spéciales
a) Les relations ne devront ni permettre ni favoriser une prise d’influence de
l’entreprise partenaire sur le processus de décision de l’AMM.
b) La participation à un programme subventionné n’implique pas pour autant que
l’AMM cautionne l’instance ou sa politique.
c) Afin d’éviter toute impression d’ingérence dans les affaires de l’AMM, celle-ci ne devrait pas
dépendre des fonds provenant de ses relations avec les entreprises pour ses activités essentielles de
gouvernance.
d) Les fonds provenant d’entreprises ne doivent pas être utilisés pour soutenir des actions de
sensibilisation/défense de nature politique.
e) Dans ses relations avec les entreprises, l’AMM devra garder la maîtrise des projets ou des produits qui
portent son nom et son logo. Elle conserve un contrôle éditorial sur toutes les informations publiées
dans le cadre des activités financées par des sources extérieures et des entreprises.
f) Dans la mesure du possible, les activités devraient être financées par des sources
diverses.
g) L’AMM peut fournir des informations dans le domaine de la médecine et de la santé mais ne devrait
pas s’impliquer dans la fabrication et la vente de produits vantant leurs bénéfices pour la santé.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
22
h) Si une partie quelconque des réunions de l’AMM a été subventionnée, il faudrait
indiquer clairement la nature de ce financement au cours des réunions concernées.
Chapitre 7. Relations extérieures et Représentation
7.1 Communications de la part d’organisations ou de personnes extérieures
7.1.1 Le Secrétaire général a généralement le devoir de répondre, quelle que soit leur forme
utilisée, aux communications en provenance d’organisations ou de personnes extérieures.
Dans certains cas, il peut cependant, lorsqu’il le juge approprié, déléguer cette
responsabilité à un autre membre du personnel
7.1.2 Lorsque la communication est reçue d’une organisation ou d’une personne extérieure et
qu’elle concerne une question pour laquelle l’Association dispose d’une politique, le
contenu de la réponse faite par l’Association se conformera à cette politique.
7.1.3 Lorsque la communication provient d’une organisation ou d’une personne extérieure et
qu’elle concerne une association membre, le comportement ou l’activité d’un ou plusieurs
membres de la profession médicale dans le pays de l’association membre, cette
communication devra être transmise pour commentaire au départ à l’association membre
concernée. Entretemps, l’AMM adressera un simple accusé de réception en précisant que
l’information a été transmise à l’association membre pour commentaires. Le Secrétaire
général pourra, s’il le juge nécessaire, renvoyer l’auteur de la communication directement
à l’association membre, en faisant valoir l’avantage d’un traitement bilatéral de la
question. Lorsque la communication extérieure a été transmise à l’association membre
pour commentaires, tous les commentaires reçus de cette dernière devront être repris
dans la réponse définitive qui sera par la suite envoyée à l’auteur de la communication.
7.1.4 Lorsqu’une organisation ou une personne extérieures adresse une demande à un comité
permanent, au Conseil ou à l’Assemblée Générale de l’Association afin que soit examiné
un sujet particulier concernant directement une association membre ou la profession
médicale du pays de cette association, cette demande sera d’abord transmise à
l’association membre concernée pour commentaires. Le Président du Conseil et le
Secrétaire général décideront conjointement de porter ou pas le sujet à l’ordre du jour du
Conseil, du Comité ou de l’Assemblée. Ils tiendront compte alors des commentaires de
l’association médicale membre concernée. Si la question est placée à l’ordre du jour, les
commentaires de l’association membre le seront également. Si le Président et le
Secrétaire général décident de ne pas l’inclure à l’ordre du jour, la demande n’aura pas de
suite et son auteur en sera informé si cela s’avère nécessaire.
7.2 Communications demandant l’établissement de ” Relations de coopération” avec
l’AMM
7.2.1 Toute demande officielle d’établissement de “relations de coopération” avec l’AMM
soumise par une organisation extérieure sera transmise au Conseil, par l’intermédiaire du
Comité des Finances et du planning, pour approbation.
7.2.2 Pour qu’une demande d’établissement de “relations de coopération” puisse être
approuvée, l’organisation candidate doit être d’envergure internationale et devrait
normalement avoir un rapport avec la profession médicale ou les sciences médicales. Elle
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
23
ne doit pas être représentée par une association nationale membre ou une autre
organisation avec laquelle l’AMM entretient déjà des “relations de coopération”.
L’organisation candidate devra fournir un descriptif de ses buts, objectifs, activités et, s’il
y a lieu, de ses membres.
7.2.3 Si la demande est approuvée, les accords de coopération conclus par la suite
comprendront notamment l’envoi régulier d’exemplaires du World Medical Journal et du
rapport annuel du Conseil à l’Assemblée. De plus, l’organisation recevra une invitation
annuelle pour envoyer un observateur à l’Assemblée Générale de l’AMM, étant entendu
que les frais d’inscription et autres dépenses seront à sa charge, sauf dérogation du
Conseil.
7.3 Protocole de relations avec les média
7.3.1 Principes
a) Toutes les communications publiques officielles seront approuvées, avant diffusion,
par au moins deux des dirigeants suivants: le Président ou Président Elu si le
Président n’est pas disponible, le Président du Conseil et le Secrétaire Général.
b) Tous les communiqués de presse, prises de position, discours, rapports et courriers
de l’AMM à l’éditeur devraient refléter la politique actuelle de l’AMM. Aucun
commentaire public ne devrait être fait sur des sujets pour lesquels il n’existe pas de
politique officielle, sans consultation et approbation du Conseil.
c) Si des communications publiques concernent un sujet ou une activité spécifique dans
un pays d’une Association Médicale Nationale Membre (AMN) ou touchent
directement des AMN, ces associations seront autorisées à étudier et commenter le
texte à communiquer dans un délai raisonnable, avant remise à la presse.
d) Si une communication est transmise à la presse en dépit des objections d’une AMN
membre, cette association sera informée des raisons pour lesquelles la
communication a été diffusée.
e) Un communiqué final à la presse sera envoyé à toutes les AMN membres et figurera
sur le site Internet de l’AMM en temps utile. A leur tour, les membres sont
encouragés à transmettre les communications à la presse et aux supports appropriés
de leur pays, avec mention de la source pour crédit.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
24
7.3.2 Représentation et rôles et responsabilités des porte-paroles
En général, les représentants de l’AMM devront respecter les règles suivantes:
a) Le Président du Conseil et le Secrétaire Général, en consultation avec le Président,
sont chargés de désigner un porte-parole, chargé de représenter ou de parler au nom
de l’AMM dans certaines occasions.
b) Lorsque les officiels de l’AMM sont contactés directement par les média ou par
quelqu’un demandant une prise de position ou des informations, l’officiel concerné
donnera dès que possible tous les détails sur la déclaration faite à la personne
chargée des relations avec la presse à l’AMM.
c) Les porte-paroles désignés pour l’AMM, notamment le Président, le Président Elu, le
Président du Conseil et le Secrétaire Général, doivent veiller à ce que tout
commentaire diffusé soit en accord avec ceux de l’AMM en tant qu’organisation et
ne reflète pas l’opinion personnelle du porte-parole. Par sécurité, tous les
commentaires se doivent d’être des commentaires “officiels ».
d) Les plus hauts officiels élus de l’AMM, c’est-à-dire, le Président et le Président du
Conseil, sont les principaux porte-paroles de l’AMM sur les sujets reflétant une
nouvelle politique. Ils sont responsables de l’annonce des nouvelles initiatives et
agissent en tant que représentants de l’AMM lors de toute apparition ou cérémonie
publique. Le Président-Elu et le Président sortant peuvent également être sollicités
pour de telles missions. En règle générale, ces dirigeants sont les premiers
ambassadeurs de l’Association et sont chargés de communiquer sur les thèmes
généraux auprès d’un vaste public mondial.
e) Le Président du Conseil est le premier porte-parole pour les questions portant sur la
gouvernance de l’AMM, le personnel, les relations avec les différentes AMN, les
questions financières générales ou tout sujet interne qui pourrait susciter des
controverses ou des conflits.
f) Le Secrétaire Général est le premier porte-parole pour ce qui concerne l’application
des politiques de l’AMM, des politiques de transition ou des nouvelles initiatives en
attente de consensus. Le Secrétaire Général, sans être l’unique et exclusif participant,
est celui qui négocie avec les principaux décideurs politiques dans le domaine de la
santé mondiale.
Procédures et politiques opérationnelles de l’AMM POP/Oct2016
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Chapitre 8. Divers
8.1 Politique concernant le tabac
Il est interdit de fumer dans les salles de réunion ou les autres locaux où l’AMM
travaille.
Chapitre 9. Suspension
Une ou plusieurs dispositions des Procédures et politiques opérationnelles de l’Association
Médicale Mondiale peuvent être suspendues à toute réunion dans la mesure ou la disposition
s’applique spécifiquement à cette réunion et soit approuvée par un vote affirmatif de 2/3 des
membres du Conseil présents et ayant un droit de vote.
Chapitre 10. Amendement
L’amendement de ces Procédures et politiques opérationnelles de l’Association Médicale
Mondiale devra recueillir un vote affirmatif de 2/3 des membres du Conseil présents et ayant un
droit de vote.