NSA WHA71 French

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Prière de rappeler
la référence : GBS W3/87/1(71)
Votre référence :
Le Directeur général de l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) présente ses
compliments aux acteurs non étatiques en relations officielles avec l’OMS et a l’honneur de les
informer que la Soixante et Onzième Assemblée mondiale de la Santé sera convoquée à 9 h 30 le
lundi 21 mai 2018, au Palais des Nations, à Genève (Suisse), et a le plaisir de les inviter à
nommer un ou plusieurs représentants pour y participer. Leurs nom et adresse devront être
communiqués au Secrétariat au plus tard le 7 mai 2018.
L’ordre du jour provisoire de cette Assemblée, tel qu’il a été établi par le Conseil exécutif
… à sa cent quarantième-deuxième session, est joint en annexe. Le Conseil a décidé que la
Soixante et Onzième Assemblée mondiale de la Santé devait se terminer au plus tard le samedi
26 mai 2018.
L’OMS ayant pour souci constant de rationaliser le processus d’inscription, l’inscription en
ligne est désormais obligatoire pour la participation à l’Assemblée de la Santé. Elle pourra être
effectuée à partir du 9 avril 2018 sur le lien suivant : http://extranet.who.int/bpmext/
meetingregistration.aspx, avec le nom d’utilisateur : whauser, et le mot de passe : Nekifo13.
Les instructions pour s’inscrire en ligne peuvent être téléchargées à partir du site Web
consacré à la gouvernance (http://www.who.int/governance/registration/fr).
Les documents de la Soixante et Onzième Assemblée mondiale de la Santé pourront être
consultés sur le site Web de l’OMS (http://www.who.int/gb/) à partir de la fin mars 2018.
Le Directeur général de l’Organisation mondiale de la Santé saisit cette occasion pour
renouveler aux acteurs non étatiques en relations officielles avec l’OMS les assurances de sa très
haute considération.
Genève, le 2 avril 2018
… PIÈCES JOINTES : Document A71/1
Document GBS/NSA/WHA/18.3
Exemple de pouvoirs
WHA/18.3
Soixante et Onzième Assemblée mondiale de la Santé, 21-26 mai 2018
Nations Unies, Palais des Nations, Genève
Renseignements pratiques à l’intention des représentants d’acteurs non étatiques
en relations officielles avec l’Organisation mondiale de la Santé (OMS)
Dates et lieu de l’Assemblée de la Santé
1. La Soixante et Onzième Assemblée mondiale de la Santé commencera ses travaux à Genève (Suisse)
le lundi 21 mai 2018, à 9 h 30, pour se terminer le samedi 26 mai 2018. Elle se déroulera au Palais des
Nations, situé à proximité de la place des Nations et de l’avenue de la Paix, l’accès le plus commode étant
par l’entrée sur la route de Pregny.
Accès
2. Seuls les représentants munis d’un badge valable pour l’Assemblée mondiale de la Santé pourront
accéder au Siège de l’OMS, au Palais des Nations, à l’Assemblée de la Santé et à la navette reliant le Siège
de l’OMS au Palais des Nations. Les représentants des acteurs non étatiques sont encouragés à porter leur
badge à tout moment, qu’ils se trouvent dans les bâtiments de l’OMS ou au Palais des Nations.
Inscriptions et remise des badges officiels de l’Assemblée mondiale de la Santé
Inscriptions
3. L’inscription en ligne est obligatoire pour la participation à l’Assemblée mondiale de la Santé. À cette
fin, la lettre d’invitation à l’Assemblée de la Santé indique un lien donnant accès au système d’inscription
aux réunions des organes directeurs de l’OMS, ainsi qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe. Chaque
acteur non étatique doit désigner un point focal chargé d’inscrire sa délégation dans le système et de remettre
à ses représentants une copie de l’invitation et des pièces jointes ainsi que la lettre de pouvoirs de l’entité.
4. Pour l’inscription en ligne, chaque acteur non étatique doit télécharger une copie des pouvoirs, c’est-à-dire
une réponse signée à l’invitation sur papier à lettre à l’en-tête de l’entité indiquant le nom du chef de
délégation, le nom du ou des autres représentants, la fonction de chaque représentant au sein de l’acteur non
étatique lui-même et, le cas échéant, au sein d’une entité affiliée. Les badges officiels pour l’Assemblée de la
Santé seront établis à l’avance d’après les informations fournies sur les délégués. L’inscription devra être
terminée avant le 7 mai 2018.
5. Les instructions pour s’inscrire en ligne peuvent être consultées sur le site Web consacré à la
gouvernance à l’adresse http://www.who.int/governance/registration/fr. Les demandes de renseignements
concernant le système peuvent être adressées par courriel à supportregistration@who.int ou par téléphone au
numéro +41 22 791 2111.
6. Depuis janvier 2015, pour des raisons de sécurité, tous les délégués sont tenus de porter des badges
d’identité avec photo pour pouvoir accéder à la salle de réunion. De ce fait, lors du processus d’inscription en
ligne, le point focal devra télécharger une photographie de type passeport pour chaque membre de la
délégation.
7. Des indications sur la nature de l’image exigée et de brèves instructions pour télécharger et
redimensionner une image en votre possession sont données sur le site de l’OMS :
http://www.who.int/governance/fr/.
8. Vous trouverez ci-joint un exemple de pouvoirs.
GBS/NSA/WHA/18.3
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9. Les représentants inscrits des acteurs non étatiques figurent dans les actes officiels de l’OMS en tant
que participants. Veuillez noter qu’au cours de l’inscription, vous devrez indiquer l’appartenance de chacun
de vos délégués. Les acteurs non étatiques sont invités à désigner un ou plusieurs représentants pour
participer à l’Assemblée, mais nous vous saurions gré d’éviter une représentation disproportionnée aux
réunions.
Remise des badges
10. A leur arrivée au Siège de l’OMS, les délégués devront se présenter au bureau de la réception qui sera
ouvert du jeudi 17 mai au samedi 26 mai 2018 au Siège de l’OMS.
11. Au bureau de la réception, les représentants présenteront leurs pouvoirs et une pièce d’identité,
passeport par exemple, et le personnel leur donnera un formulaire de renseignements personnels à remplir.
Une fois ce formulaire rempli, ils se verront remettre un badge officiel pour l’Assemblée de la Santé.
Visa
12. Les représentants des acteurs non étatiques qui ont besoin d’un visa pour entrer en Suisse doivent
obtenir un visa Schengen auprès de l’ambassade ou du consulat de Suisse dans leur pays de résidence ou
dans le pays le plus proche ; ce visa ne peut être obtenu auprès de l’ambassade d’un autre pays de l’espace
Schengen. La délivrance d’un visa Schengen pouvant prendre de 7 à 21 jours, toutes les demandes de visas
devront être soumises bien avant la date de voyage prévue. Il est recommandé aux participants de demander
un visa Schengen type C, qui donne au détenteur le droit de se rendre dans les autres pays de l’espace
Schengen, y compris la France voisine, ou de transiter par eux. Les demandes de visas Schengen doivent être
assorties d’une lettre de recommandation. Les demandes de lettre de recommandation pour un visa devront
être adressées dès que possible à nonstateactors@who.int en fournissant les renseignements suivants :
Nom tel qu’il figure sur le passeport :
Titre :
Nationalité :
Date de naissance :
Numéro du passeport :
Date de délivrance :
Date d’expiration :
Veuillez noter que les demandes de visas présentées dans différents lieux seront rejetées.
Documentation de l’Assemblée
13. À mesure qu’ils sont établis, les documents de l’Assemblée de la Santé sont affichés sur le site Web de
l’OMS (http://www.who.int/gb/). Au cours de l’Assemblée de la Santé, les documents sont préparés en
liasses chaque jour, par langue officielle de l’OMS : anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe. Si
vous ne désirez pas recevoir tous les documents, veuillez consulter l’ordre du jour de la réunion qui donne le
numéro des documents correspondant à chaque point ; vous pourrez alors demander un exemplaire du ou des
documents qui vous intéressent en indiquant le numéro correspondant et la langue souhaitée. Le service de
distribution des documents est situé à proximité du bureau des renseignements au Palais des Nations.
GBS/NSA/WHA/18.3
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14. Deux documents sont particulièrement utiles : le « Guide à l’usage des délégués à l’Assemblée
mondiale de la Santé », qui contient notamment des précisions sur l’organisation de l’Assemblée et des
renseignements pratiques concernant par exemple les transports, les restaurants et les appels téléphoniques ;
et le Journal de l’Assemblée de la Santé qui paraît quotidiennement et contient le programme de travail
provisoire de l’Assemblée, ainsi que des renseignements sur les séances d’information techniques de l’OMS
et sur les autres réunions.
Sièges
15. Des sièges sont réservés dans les galeries pour les acteurs non étatiques en relations officielles avec
l’OMS ; pour la plénière, il faut se rendre au 5e
étage et, pour cela, il est possible d’utiliser les ascenseurs à
proximité des portes 13 et 15. Pour les salles des Commissions A et B, des sièges ont été réservés sur les
côtés.
Déclarations des acteurs non étatiques à l’Assemblée de la Santé
16. Un acteur non étatique en relations officielles avec l’OMS peut demander à prendre la parole à une
réunion d’un organe directeur de l’Organisation, par exemple à la Commission A ou à la Commission B, sur
des points concernant des questions techniques pour lesquelles il a des compétences particulières. La procédure
ci-après s’applique à ces demandes :
• les demandes doivent être adressées au président de la commission concernée, faire référence au
numéro et à l’intitulé du point de l’ordre du jour visé, indiquer le nom de l’acteur non étatique qui
souhaite intervenir, le nom du représentant inscrit appelé à faire la déclaration et ses coordonnées ;
• les acteurs non étatiques souhaitant que leur nom figure sur la liste des intervenants doivent en aviser
le secrétariat du Département Partenariats et acteurs non étatiques (PNA) par courriel
(nsastatements@who.int) au plus tard à 8 heures le jour de la séance. Si aucun effort n’est épargné
pour informer les acteurs non étatiques de l’état d’avancement de leur demande, il revient à chacun
d’eux de vérifier que le secrétariat du Département PNA a bien reçu la demande. Le Département
PNA communiquera au président de la séance les noms des acteurs non étatiques souhaitant faire une
déclaration. Les déclarations seront faites exclusivement à l’invitation du président ;
• les déclarations doivent contenir des observations sur le fond en rapport direct avec le point de l’ordre
du jour et avec le document établi en vue de son examen. Veuillez vérifier l’exactitude des éléments
techniques. Veuillez également veiller à ce que les titres des personnes, des organisations et/ou des
documents mentionnés soient corrects et à ce qu’il n’y ait pas d’erreurs manifestes d’orthographe ou
de grammaire. La déclaration ne doit pas dépasser 300 mots (1960 caractères) et l’intervention ne doit
pas dépasser deux minutes. La déclaration peut toutefois être accompagnée d’une note de bas de page
comportant un lien vers le site Web de l’acteur non étatique où figurent des informations
complémentaires ;
• les déclarations ne doivent pas soulever de questions de nature purement politique sans lien avec le
point de l’ordre du jour, ni contenir de propos inappropriés ou désobligeants pour les États Membres.
La nomenclature utilisée pour se référer aux États Membres ou à des zones à l’intérieur des États
Membres doit être conforme à celle des Nations Unies. En cas de doute, veuillez consulter
nsastatements@who.int ;
• les déclarations dépassant 300 mots ou non conformes à la procédure décrite dans la présente note ne
seront pas diffusées sur le site Web ou pourront en être retirées à la discrétion du Secrétariat de
l’OMS ;
GBS/NSA/WHA/18.3
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• les acteurs non étatiques ont la possibilité de soumettre leurs déclarations avant le commencement des
débats auprès du Secrétariat pour les mettre en ligne sur un site dédié. Cela leur permettra de faire
connaître leurs vues et opinions avant le commencement des débats. Pour ce faire, l’entité est invitée à
s’inscrire à l’adresse http://extranet.who.int/nonstateactorsstatements/. Une fois le formulaire
d’inscription soumis, une confirmation de l’approbation sera envoyée à l’adresse électronique indiquée,
à la suite de quoi il sera possible de se connecter et de présenter une déclaration à mettre en ligne. Les
déclarations resteront en ligne pour une durée limitée et ne seront pas conservées ensuite sur le site.
Les résumés des déclarations faites à l’Assemblée de la Santé peuvent être consultés dans les
procès-verbaux des séances, publiés après celles-ci ;
• si l’acteur non étatique décide de ne pas mettre en ligne la déclaration sur le site dédié, son
représentant est invité à en envoyer une copie à nsastatements@who.int avant qu’elle ne soit
prononcée.
• les résumés des déclarations faites à l’Assemblée de la Santé peuvent être consultés dans les
procès-verbaux des séances, publiés après celles-ci.
Intervention devant une commission
17. Pour le représentant qui fera la déclaration, il est important de suivre le débat sur le point de l’ordre du
jour auquel elle se rapporte. Peu avant que les délégués des États Membres aient terminé de s’exprimer sur le
point, il se déplacera vers le siège réservé aux « orateurs » dans la salle de la commission. Veuillez consulter
le plan pour voir où se trouve le siège des « orateurs ». Si le siège est occupé, veuillez demander à un
membre du Secrétariat de l’OMS de vous placer. C’est à l’acteur non étatique de faire en sorte d’être présent
dans la salle de la commission au moment de l’examen du point.
18. Pour vous faire une idée du moment où le point sera examiné pendant l’Assemblée de la Santé et dans
quelle commission, veuillez consulter le Journal qui contient le programme de travail du jour. Il est à noter
toutefois que les emplois du temps peuvent changer selon l’évolution des débats ; les représentants sont donc
instamment priés de suivre le débat qui les intéresse afin de se tenir informés de tout changement dans
l’emploi du temps. En cas de retard, le président peut décider – afin de ne pas perturber le programme ou le
bon déroulement des séances – de limiter le nombre des déclarations qui seront faites sur un point donné.
19. En cas d’empêchement de l’orateur de l’acteur non étatique, il est possible de prendre les dispositions
voulues pour que la déclaration soit prononcée par une autre personne, si le nom du remplaçant désigné
figure bien sur la liste des représentants du même acteur non étatique que l’orateur initialement prévu et à
condition qu’il se soit inscrit et qu’il ait pris son badge. Veuillez noter que dans les cas où un acteur non
étatique n’a pas pu désigner une autre personne pour faire une déclaration, il n’est pas possible que la
déclaration soit présentée d’une autre manière à l’Assemblée de la Santé ou apparaisse sous forme écrite
dans les procès-verbaux de l’Assemblée.
Documents des acteurs non étatiques exposés à proximité du bureau de liaison avec les
acteurs non étatiques
20. Les acteurs non étatiques en relations officielles avec l’OMS peuvent exposer des exemples de leur
documentation et de leurs publications sur des tables ou sur des panneaux situés dans la zone prévue à cet
effet devant le bureau de liaison avec les acteurs non étatiques, au Palais des Nations. Veuillez toutefois
noter que l’OMS se réserve le droit de retirer le matériel exposé. Sauf arrangement préalable avec le
personnel du bureau de liaison concernant leur récupération avant le dernier jour de l’Assemblée, les
documents seront ensuite recyclés.
21. Veuillez ne placer aucun document, dépliant ou autre matériel d’information dans les zones situées
autour des salles de réunion ou celles où des panneaux d’affichage de l’OMS ont été installés.
GBS/NSA/WHA/18.3
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Bureau des acteurs non étatiques
22. Un bureau (dont le numéro sera annoncé ultérieurement dans le « Guide à l’usage des délégués à
l’Assemblée mondiale de la Santé ») sera mis à la disposition des acteurs non étatiques pendant l’Assemblée
de la Santé selon le principe du premier arrivé, premier servi. Vous y trouverez du papier, des ordinateurs,
des imprimantes et des téléphones (pour les appels locaux). Vous pourrez utiliser les ordinateurs pour le
traitement de texte et l’accès à Internet. Des photocopieuses seront également mises à disposition
gratuitement pour autant qu’il en soit fait une utilisation raisonnable.
Manifestations parallèles
23. Les acteurs non étatiques qui souhaitent organiser une manifestation parallèlement à l’Assemblée de la
Santé du 22 au 25 mai 2018 auront une salle de conférences à leur disposition. Les acteurs non étatiques sont
invités à envisager d’organiser conjointement les manifestations parallèles et la préférence sera donnée aux
réunions coparrainées par plusieurs acteurs non étatiques en relations officielles avec l’OMS et qui
concernent un des points techniques de l’ordre du jour provisoire. Un acteur non étatique peut soumettre ou
coparrainer deux propositions au maximum. En d’autres termes, chaque acteur non étatique ne peut
s’associer à plus de deux propositions au total.
24. Si le nombre de demandes dépasse le nombre d’horaires disponibles pour des manifestations parallèles
pour les acteurs non étatiques en relations officielles avec l’OMS, il sera envisagé de donner la priorité aux
demandes faites par des acteurs non étatiques n’ayant pas organisé de manifestations parallèles au cours des
deux années précédentes (2016-2017), dans la mesure où leur contenu et leur pertinence répondent aux
éléments décrits ci-avant.
25. La capacité de la salle de conférences pour les manifestations parallèles est de 110 personnes environ.
Les événements devront être programmés entre 18 heures et 20 h 00 en semaine. Si la salle pour les
manifestations parallèles sera mise gratuitement à disposition, tout service de restauration ou d’interprétation
implique des coûts. Il reviendra aux acteurs non étatiques organisant les manifestations parallèles de prendre
en charge les coûts éventuels.
26. Les acteurs non étatiques doivent s’abstenir d’inviter des entités que ne sont pas en relations officielles
avec l’OMS pour co-organiser les manifestations parallèles.
27. Les acteurs non étatiques ne peuvent pas réserver de salles pour des manifestations parallèles au Palais
des Nations sans passer par l’OMS au cours de l’Assemblée mondiale de la Santé. Pour les manifestations
parallèles organisées en dehors du Palais des Nations, l’OMS ne peut fournir aucune assistance.
28. Une invitation pour présenter une demande afin d’organiser une manifestation parallèle a été envoyée
aux acteurs non étatiques en relations officielles avec l’OMS le 6 mars 2018. Seuls les formulaires remplis et
retournés avant le 6 avril 2018 seront pris en considération. Toute demande complémentaire liée à
l’organisation d’une manifestation parallèle à la Soixante et Onzième Assemblée mondiale de la Santé devra
être envoyée à avec nonstateactors@who.int.
Courrier et messages
29. Le courrier et les messages destinés aux participants à l’Assemblée de la Santé sont déposés au bureau
des renseignements de l’OMS. Le bureau des renseignements est situé dans le hall entre les portes 13 et 15
au Palais des Nations. Il est ouvert pour toute la durée de l’Assemblée aux heures de travail normales, à
partir de 7 heures le jour de l’ouverture. Veuillez y passer régulièrement. De même, les acteurs non étatiques
pourront y déposer des messages et du courrier destinés aux autres participants aux travaux de l’Assemblée
de la Santé.
GBS/NSA/WHA/18.3
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Bureau de liaison avec les acteurs non étatiques
30. Des informations sur l’emplacement, etc. du bureau figureront dans le « Guide à l’usage des délégués
à l’Assemblée mondiale de la Santé ».
31. Pour tout renseignement sur la participation des acteurs non étatiques à l’Assemblée de la Santé, sauf
les inscriptions, veuillez adresser un courriel à nonstateactors@who.int.
GBS/NSA/WHA/18.3
En-tête ONG
Organisation mondiale de la Santé
Directeur
Département Organes directeurs
20 Avenue Appia
1211 Genève 27
Date
Monsieur le Directeur,
Veuillez trouver ci-dessous le nom de nos représentants qui assisteront à la Soixante et Onzième
Assemblée mondiale de la Santé, qui se tiendra du 21 au 26 mai 2018 à Genève (Suisse).
Mme X. Smith
Titre
Affiliation (nom de l’ONG en relations officielles avec l’OMS ou de son organisation affiliée, branche,
filiale ou division, selon le cas s’appliquant au représentant)
Dr D. Thompson
Titre
Affiliation (nom de l’ONG en relations officielles avec l’OMS ou de son organisation affiliée, branche,
filiale ou division, selon le cas s’appliquant au représentant)
Veuillez agréer, Madame le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée.
Nom, signature et titre d’un haut responsable