Meeting Documents Depository Users Guide-Jul2021_S

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GUIA DEL USUARIO
PARA
EL REPOSITORIO DE DOCUMENTOS
OFICIALES DE LA AMM
INTRODUCCION
En su 188ª sesión, en abril de 2011, el Consejo de la AMM expresó su deseo de disminuir su impacto
ambiental al eliminar el papel. Desde la 189ª sesión del Consejo, los documentos subidos al sitio de
la AMM antes de la reunión ya no se proporcionan impresos.
Desde 2014, el Secretariado introdujo box.com en la 197ª sesión del Consejo como una herramienta
para compartir y sincronizar los documentos oficiales de la AMM. En octubre de 2016, la Asamblea
General de la AMM en Taipei decidió continuar sus reuniones sin documentos impresos, siempre
que esté disponible una conexión WiFi adecuada.
Para cumplir con las exigencias del Reglamento general de protección de datos de la UE (GDPR),
se ha decidido cerrar el repositorio de documentos de la AMM en la plataforma box.com, los
documentos se han transferido a “SharePoint – WMA Working Documents”. Esto entrará en vigor
el 19 de julio de 2021 y box.com se cerrará a fines de julio 2021. Se enviará una invitación a cada
miembro por correo electrónico, el enlace a “SharePoint” está disponible a través de la sección de
miembros del sitio de la AMM.
Users Guide – WMA Meeting Documents Depository
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PASOS PARA ACCEDER A LOS DOCUMENTOS DE LAS REUNIONES DE LA AMM
Para acceder a este repositorio de documentos siga los siguientes pasos:
Por invitación a través de correo electrónico:
1. Todos los miembros (constituyentes y asociados) y socios recibirán una invitación por
correo electrónico del Secretariado como esta:
2. Para acceder necesita una cuenta Microsoft. Si no la tiene, puede crear una cuenta gratis en
https://signup.live.com/. Después ingrese a “WMA Working Documents” y se abrirá esta
página:
Ingrese a “Documentos” o
directamente a la carpeta del
idioma que desea.
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3. Los miembros son invitados como “visitantes” con autorización a “leer”:
A través del sitio de la AMM:
4. Ingrese s la sección de miembros (https://www.wma.net/members-area/)
El nombre de usuario es su
dirección electrónica. Si no
tiene una cuenta, póngase en
contacto con el Secretariado
de la AMM:
secretariat@wma.net.
Necesita su propia
contraseña. Si no la
recuerda, la puede recuperar
en “¿olvidó su contraseña?”
Puede descargar la carpeta
seleccionada en su escritorio
o copiarla en su “One
Drive”.
Puede compartir el
documento por enlace sólo
con el grupo invitado.
También puede sincronizar
las carpetas o los
documentos en su “One
Drive”. Los documentos
sincronizados sólo se pueden
leer.
No tomen en cuenta estas
dos funciones que no podrá
acceder con la autorización
“leer”.
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5. Ingrese a “documentos de trabajo”
6. El enlace “SharePoint” está disponible. Registre este enlace en su navegador para acceso
futuro. Si no tiene su propia cuenta Microsoft, por favor vea la instrucción Nº 2. Use la
misma dirección electrónica que utilizó para la sección de miembros.
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ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS DE LAS REUNIONES DE LA
AMM
Para encontrar los documentos más fácilmente, la siguiente estructura de archivos ha sido
implementada desde la sesión del Consejo de abril 2019. Los índices, agendas y otros documentos
estarán disponibles un mes antes de la reunión.
Sesiones del Consejo:
Archivos principales Sub-archivos (1º nivel) Sub-archivos (2º nivel) Nota
00 Indice El índice proporciona
el enlace directo a los
archivos y documentos
individuales.
01 Programa e
Información
02 Participantes
03 Consejo Informes de actividades Antiguo Informe del
Secretario General
Agenda y actas Agenda para la próxima
reunión y actas de la
reunión anterior
Informes de comités Se elaboran durante la
reunión
Documentos enviados
por los comités
Se elaboran durante la
reunión
Documentos revisados
por el Consejo
Se elaboran durante la
reunión
Asuntos urgentes
04 Comités FPL Agenda e informe Agenda para la próxima
reunión e informe de la
reunión anterior
Finanzas
Gobernanza
Relaciones externas
Planificación
MEC Agenda e informe Agenda para la próxima
reunión e informe de la
reunión anterior
Asuntos pendientes
Asuntos nuevos
SMAC Agenda e informe Agenda para la próxima
reunión e informe de la
reunión anterior
Asuntos pendientes
Asuntos nuevos
05 Informes y actas para
ser aprobadas en las
próximas reuniones
Documentos estarán
disponibles después de
la reunión
Asambleas Generales:
Archivos principales Sub-archivos (1º nivel) Sub-archivos (2º nivel) Nota
00 Indice El índice proporciona
el enlace directo a los
archivos y documentos
individuales.
01 Programa e
Información
02 Delegados oficiales
03 Consejo Informes de actividades Antiguo Informe del
Consejo
Agenda y actas Agenda para la próxima
reunión y actas de la
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reunión anterior
Informes de comités Se elaboran durante la
reunión
Documentos revisados
por los comités
Se elaboran durante la
reunión
Asuntos urgentes
04 Comités FPL Agenda e informe Agenda para la próxima
reunión e informe de la
reunión anterior
Finanzas
Gobernanza
Relaciones Externas
Planificación
MEC Agenda e informe Agenda para la próxima
reunión e informe de la
reunión anterior
Asuntos pendientes
Asuntos nuevos
SMAC Agenda e informe Agenda para la próxima
reunión e informe de la
reunión anterior
Asuntos pendientes
Asuntos nuevos
05 Miembros asociados Agenda e informes Agenda para la próxima
reunión e informe de la
reunión anterior
Asuntos pendientes
Asuntos nuevos
06 Asamblea General Agendas-Actas-Informes Agenda para la próxima
reunión, actas de la
reunión anterior y otros
informes
Miembros asociados Documentos enviados a
la AG de la reunión de
miembros asociados
Documentos a ser
adoptados por la AG
Documentos enviados
por el Consejo a la AG y
para ser votados para su
adopción en la AG
Documentos enviados
para información
Documentos enviados
por el Consejo a la AG
para información
Políticas adoptadas por
la AG
Políticas estarán
disponibles después de
la adopción
Presentaciones y
discursos
07 Informes y actas a ser
aprobados en las
próximas reuniones
Documentos estarán
disponibles después de
la reunión
08 Sesión Científica
Si tiene preguntas o solicitud de invitación a “SharePoint”, póngase en contacto con el Secretariado
de la AMM: secretariat@wma.net.
Actualizado el
15.07.2021