Meeting Documents Depository Users Guide-Jul2021_F

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ACCÈS A LA BIBLIOTHEQUE
DE DOCUMENTS OFFICIELS
DES RÉUNIONS DE L’AMM
INTRODUCTION
À sa 188è
réunion en avril 2011, le Conseil de l’AMM a exprimé son souhait de réduire son
impact environnemental en dématérialisant ses documents. Depuis la 189è
réunion du Conseil, les
documents publiés sur le site web avant la réunion ne sont plus distribués en format papier.
En 2014, le secrétariat a introduit box.com à la 197è
réunion de Conseil comme outil parallèle
pour le partage et la synchronisation des documents officiels de l’AMM. En octobre 2016,
l’Assemblée générale de l’AMM à Taipei, a décidé que les réunions seraient entièrement
informatisées, sous réserve qu’une connexion Wi-Fi adéquate soit disponible.
Pour respecter le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD),
il a été décidé de fermer la bibliothèque de documents officiels de l’AMM sur box.com et de
transférer les documents vers le « SharePoint WMA Working Documents ». Ce nouveau système
est opérationnel depuis le 19 juillet 2021 et la bibliothèque sur « box.com » sera fermée d’ici fin
juillet 2021. Les membres seront invités par courriel et on trouvera un lien vers SharePoint sur le
site internet de l’AMM.
Guide de l’utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
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ÉTAPES PERMETTANT D’ACCÉDER AUX DOCUMENTS DE RÉUNION DE L’AMM
Pour accéder à la bibliothèque de documents, veuillez suivre les étapes suivantes :
Par l’invitation reçue par courriel :
1. Tous les membres, constituants comme associés, ainsi que les partenaires, recevront le
courriel d’invitation du secrétariat de l’AMM comme suit :
2. Pour y accéder, vous devez disposer de votre propre compte Microsoft. Si vous n’en avez
pas, veuiilez créer un compte gratuit sur https://signup.live.com/. Cliquez ensuite sur
« WMA Working Documents » et vous parviendrez à la page suivante :
Cliquez sur Documents ou
directement sur le dossier
dans la langue que vous
voulez consulter.
Guide de l’utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
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3. Les membres sont invités en tant que « Visitors », avec une permission de lecture seule
(« Read »), comme présenté ci-dessous :
Par le site internet de l’AMM :
4. Veuillez vous identifier dans la zone spéciale membres (https://www.wma.net/fr/zone-
speciale-membres/)
Votre identifiant est votre
adresse mail. Si vous n’avez
pas de compte, veuillez
contacter le secrétariat de
l’AMM à
secretariat@wma.net.
Vous avez besoin de saisir
votre mot de passe. Si vous
l’avez perdu, cliquez sur
« Avez-vous oublié votre
mot de passe ? » pour en
créer un autre.
Vous pouvez également
synchroniser le ou les
dossiers ou documents dans
votre « OneDrive ». Les
documents synchronisés
seront en lecture seule.
Vous pouvez télécharger le
dossier sélectionné sur votre
ordinateur ou le copier dans
votre « OneDrive ».
Vous pouvez partager ce
document avec d’autres au
sein du groupe invité
seulement.
Veuillez ignorer ces deux
fonctions, qui ne
fonctionnent pas en mode
lecture.
Guide de l’utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
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5. Cliquez sur « Documents de travail »
6. Vous y trouverez le lien SharePoint. L’idéal est de marquer ce lien dans votre navigateur
pour y accéder de nouveau plus tard. Si vous n’avez pas de compte Microsoft, veuillez lire
les instructions au point no
2 ci-dessus. Veuillez utiliser la même adresse électronique que
celle de la zone spéciale membre !
Guide de l’utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
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STRUCTURE DES DOCUMENTS DE RÉUNION DE L’AMM
Pour que les utilisateurs retrouvent les documents plus facilement, la structure suivante a été mise
en place à la session de Conseil d’avril 2019. Les indexes, ordres du jour et autres documents
seront disponibles un mois avant la réunion.
Sessions de Conseil :
Dossiers principaux Sous dossiers (1er
niveau)
Sous dossiers (2ème
niveau)
Note
00 Index L’index permet d’accéder
directement aux dossiers et
aux documents individuels
01 Programme et
information
02 Participants
03 Conseil Rapports d’activité Précédent rapport du
secrétaire général
Ordre du jour et procès-
verbaux
Ordre du jour de la réunion à
venir et procès-verbaux des
réunions précédentes
Rapports des comités A établir pendant la réunion
Documents transmis par
les comités
Produits pendant la réunion.
Documents révisés par le
Conseil
A établir pendant la réunion
Éléments urgents
04 Comités FPL Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la réunion à
venir et rapport des réunions
précédentes
Finance
Gouvernance
Diffusion
Planification
MEC Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la réunion à
venir et rapport des réunions
précédentes
Affaires en cours
Nouvelles affaires
SMAC Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la réunion à
venir et rapport des réunions
précédentes
Affaires en cours
Nouvelles affaires
05 Rapports et procès-
verbaux en attente de
validation aux
prochaines réunions
Documents disponibles après
la réunion
Assemblées générales :
Dossiers principaux Sous dossiers (1er
niveau)
Sous dossiers (2ème
niveau)
Note
00 Index L’index permet d’accéder
directement aux dossiers et
aux documents individuels
01 Programme et
information
02 Délégués officiels
03 Conseil Rapports d’activités Rapport du précédent
Conseil
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Ordre du jour et procès-
verbaux
Ordre du jour de la réunion à
venir et procès-verbaux des
réunions précédentes
Rapports du comité A établir pendant la réunion
Documents révisés par
les comités
A établir pendant la réunion
Éléments urgents
04 Comités FPL Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la réunion à
venir et rapport de la réunion
précédente
Finance
Gouvernance
Diffusion
Planification
MEC Agenda and Report Ordre du jour de la réunion à
venir et rapport de la réunion
précédente
Affaires en cours
Nouvelles affaires
SMAC Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la réunion à
venir et rapport de la réunion
précédente
Affaires en cours
Nouvelles affaires
05 Membres Associés Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la réunion à
venir et rapport de la réunion
précédente
Dossiers en cours
Nouveaux dossiers
06 Assemblée générale Ordre du jour-Procès-
verbaux-Rapports
Ordre du jour de la réunion à
venir, procès-verbaux de la
réunion précédente et autres
rapports
Membres associés Documents transférés à l’AG
suite à la réunion des
Membres Associés
Documents devant être
adoptés par l’AG
Documents transférés par le
Conseil vers l’AG
nécessitant votation pour la
mise en place à l’AG
Documents transmis
pour information
Documents transmis par le
Conseil à l’AG pour
information
Politiques approuvés par
l’AG
Documents politiques
disponibles après mis en
place
Présentations et discours
07 Rapports et procès-
verbaux en attente de
validation aux
prochaines réunions
Documents disponibles après
la réunion
08 Session scientifique
Pour toutes questions ou demandes d’invitation au SharePoint, veuillez contacter le secrétariat de
l’AMM à secretariat@wma.net.
Mis à jour le
15.07.2021