GA 2020 intro_F

14/10/2020
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Assemblée générale de l’AMM
de Cordoue
En ligne
Présentation aux participants
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La pandémie de covid-19 nous a forcés à transformer les
sessions du Conseil, les réunions des comités et des
Membres associés, et enfin l’Assemblée générale en
évènements virtuels.
La session scientifique de 2020 est reportée pour qu’elle
puisse avoir lieu en présence des participants au
printemps ou à l’été 2021.
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COVID-19 pandemic forces us to go online with
the 1xx Council Meeting and the General Assembly
Avec des délégués disséminés partout sur le globe, il est difficile de trouver une heure de
réunion qui convienne à tout le monde.
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À la différence de nos séminaires en ligne et de nos présentations vidéo
habituels, nos réunions sont assez complexes, car :
• elles sont très animées ;
• les participants y sont nombreux, différents d’une session à l’autre et
de statuts variés ;
• elles se tiennent en quatre langues, avec interprétation simultanée ;
• elles comportent des travaux sur des textes ;
• elles comportent également des votes et des élections ;
• l’Assemblée générale requiert de nombreux votes, pondérés.
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Afin de nous adapter aux circonstances, le Comité exécutif a
recommandé un certain nombre de modifications de nos procédures et
calendriers habituels :
• limiter les sessions à trois heures par jour en raison de la
dissémination de nos participants ;
• utiliser un système qui permet l’emploi de quatre langues pendant les
réunions en ligne ;
• centrer nos travaux sur les tâches nécessaires d’un point de vue
statutaire et les politiques qui seront très probablement adoptées ;
• utiliser des logiciels qui permettent aux délégués et aux membres du
Conseil de voter.
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Council 180
Council 180
08:00
12:00
14:00
15:00
Mardi Mercredi Vendredi Samedi
Jeudi
18:00
17:00
16:00
10:00
11:00
09:00
13:00
Comité
exécutif
Groupe des
finances
Groupes de
travail
Éthique
médicale
Affaires
médico-
sociales
Déjeuner de
travail
Session
scientifique
Session
scientifique
Membres associés
Assemblée
générale
Groupes de
travail/
Temps libre
Conseil
Assemblée
générale
Conseil
Groupes de
travail
Fonctions
spéciales
Conseil
19:00
20:00
Finance et
Planning
Vérification
des pouvoirs
Assemblée
générale
Calendrier de l’AG
Réception
Fonctions
spéciales
Réception &
Dîner
Réception &
Dîner
, 22 oct.
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Mardi 27 octobre Mercredi 28 octobre Vendredi 30 octobre
Lundi 26 octobre Jeudi 29 octobre
11:00
13:00
14:00
15:00
12:00
Conseil
Finance &
Planning
Affaires
médico-
sociales
Affaires
médico-
sociales
Conseil
Assemblée
générale
Assemblée
générale
Conseil
Bilan de la présidence
et du personnel
Bilan de la présidence
et du personnel
Bilan de la présidence
et du personnel
Bilan de la présidence
et du personnel Bilan de la présidence
et du personnel
UTC
Éthique
médicale
Veuillez vérifier ici votre fuseau horaire
Calendrier de l’AG
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UTC Tuesday, Oct 27 Wednesday, Oct 28 Friday, Oct 30
Monday, Oct 26 Thursday, Oct 29
Calendrier de l’AG
12:00
14:00
15:00
16:00
13:00
Council
Finance &
Planning
Socio-Medical
Affaires
Socio-Medical
Affaires
Council
General
Assembly
General
Assembly
Council
Chair & Staff debrief Chair & Staff debrief Chair & Staff debrief Chair & Staff debrief
Chair & Staff debrief
Medical Ethics
Les réunions des groupes de travail, du Comité
exécutif, du groupe des finances et du Réseau
des jeunes médecins, ainsi que des Membres
associés se tiendront en amont de la semaine
d’Assemblée générale.
Please check your local time here
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Élection présidentielle
• La date limite de candidature à
l’élection à la présidence de l’AMM
pour l’année 2021-2022 était fixée au 9
octobre.
• À ce jour, la seule candidate dûment
présentée est la Dre Heidi Stensmyren.
• La Dre Heidi Stensmyren sera
considérée comme élue Présidente-
élue par acclamation à l’Assemblée
générale du 30 octobre.
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Liste de vérification pour la participation en ligne
• Assurez-vous d’être inscrit à la réunion (et, le cas échéant, que vous êtes enregistré comme délégué-électeur). Les
personnes non inscrites ne pourront rejoindre les réunions.
• Veuillez utiliser un ordinateur, portable ou non, disposant d’une bande passante suffisante pour prendre en charge les
vidéos de conversation.
• Si vous le pouvez, utilisez un second écran ou un appareil mobile pour prendre en charge l’application CrowdCompass
pour accéder à des informations générales ou voter avec NemoVote.
• Veuillez utiliser le navigateur Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge sur lesquels fonctionne notre système de
conférence.
• Veuillez utiliser un casque audio et microphone avec votre webcam.
• Veuillez vous installer, autant que faire se peut, dans un endroit calme, pour limiter les bruits de fond.
• Veuillez réduire les sources de lumière derrière vous pour éviter l’effet de contre-jour.
• Veuillez télécharger les documents dont vous avez besoin avant la conférence.
• Veuillez vous familiariser avec la plateforme de vote NemoVote (pour les délégués-électeurs).
• Veuillez marquer la page du site internet de réunion.
• Veuillez installer l’application CrowdCompass de Cvent sur le système que vous utiliserez.
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Réunions en ligne : marche à suivre
• Veuillez vous préparer bien avant l’Assemblée générale – participez à la session d’exercice le 21 octobre à
midi UTC ! Veuillez vérifier ici votre fuseau horaire.
• Assurez-vous de disposer d’une bonne connexion à internet (testez-la sur :
https://interprefy.speedtestcustom.com/).
• Consultez les informations relatives à l’AG de l’AMM sur le site de réunion et l’application correspondante
CrowdCompass app. Vous pouvez utiliser un mobile en appareil secondaire pour voter ou afficher le texte.
Le site de réunion ne fonctionne que sur les ordinateurs (portables ou non).
• Connectez-vous au site de réunion et/ou à l’application CrowdCompass avant et au cours des sessions.
• Familiarisez-vous avec les instructions d’Interprefy. Interprefy est le système que nous utiliserons.
• Si vous êtes électeur, veuillez prendre connaissance des instructions de NemoVote sur le vote.
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Sessions
• Si vous souhaitez proposer des modifications finales, adressez-les au secrétariat de l’AMM
48 heures avant chaque session. Veuillez garder à l’esprit que seuls les membres du
Conseil peuvent proposer des motions. Assurez-vous donc qu’un membre du Conseil vous
suive.
• Veuillez vérifier votre fuseau horaire avant le début de la session, nous donnons les
heures en temps universel coordonné (UTC). Veuillez vérifier ici votre fuseau horaire.
• Veuillez vous connecter à Interprefy 15 min avant le début de la session. Le lien direct vers
chaque session vous sera donné sur l’application CrowdCompass et sur le site de la
réunion.
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Site de l’AG et application
CrowdCompass
• Le système d’inscription vous enverra un lien de
téléchargement de l’application CrowdCompass et
vérifiera votre inscription.
• L’application CrowdCompass et le site internet de
réunion vous permettront d’accéder aux
documents, à la réunion et pour les membres-
électeurs, d’accéder à la plateforme de vote.
• Nous vous recommandons de vous connecter au
site internet de réunion via votre navigateur, sur le
même ordinateur que celui avec lequel vous
participerez à la réunion. Cela facilitera votre accès
aux sessions et à la plateforme de vote.
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Interprefy est le principal système de réunion à
distance
• Interprefy est une plateforme de réunion en ligne prise en charge
par un navigateur (Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge) et
similaire à d’autres systèmes de réunion. Elle est cependant
conçue pour les évènements et réunions multilingues.
• Veuillez consulter le Guide d’utilisation Interprefy.
• Veuillez vous connecter bien en avance de la réunion (15 min).
• Assurez-vous de disposer d’une bonne connexion et utilisez un
casque autant que possible.
• Vous pouvez vous signaler pour prendre la parole et utiliser la
fonction chat pour vous adresser au président de séance ou
présenter une motion d’ordre pour l’inviter à agir.
• Veuillez assister à l’exercice du 21 octobre.
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Vote au cours des réunions
en ligne
• Pendant les sessions du Conseil et des comités, les
membres du Conseil peuvent voter, comme peuvent le
faire les délégués lors de l’Assemblée générale.
• Le site de réunions ou l’application CrowdCompass
guideront les électeurs vers la plateforme de vote
NemoVote.
• Lors du Conseil et des comités, les votes ont tous le même
poids. Lors de l’Assemblée générale, chaque vote compte
pour le nombre de droits de vote du Membre constituant.
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Vote avec NemoVote I
• Au cours de nos réunions, pour les motions mises
au vote, le président de séance demande
généralement qui est pour, qui est contre, voire qui
s’abstient.
• Pour gagner du temps pendant les réunions en
ligne, le président de séance peut demander
d’abord aux membres du Conseil (au Conseil ou aux
comités) ou aux délégués s’ils ont des objections
puis aux participants s’ils veulent prendre la parole.
S’il n’y a pas d’objection, la motion est acceptée et
s’il y en a mais qu’il n’est pas possible de mettre
tout le monde d’accord, le président peut lancer un
vote en ligne via NemoVote.
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Vote avec NemoVote II
• NemoVote doit être ouvert dans votre navigateur
via le lien et les identifiants que vous aurez reçus
du secrétariat (les participants qui ne sont pas
électeurs ne peuvent y accéder).
• Une fois connecté, vous serez informé sur l’écran si
un scrutin est ouvert auquel vous pouvez
participer. Vous pouvez voter et confirmer votre
vote. Le président peut voir qui a déjà voté, mais
pas les votes des uns et des autres (sauf unanimité,
bien sûr). Si le délai est écoulé, le président clôt le
scrutin et annonce les résultats (également visibles
sur NemoVote.)
• Vous pourriez ensuite avoir à actualiser votre page
pour accéder au scrutin suivant.
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Guides disponibles
Répertoire des documents de réunion – Guides d’utilisateur
Orientation des délégués de l’AG / Présentation de l’orientation des délégués de l’AG
Aperçu des procédures de décisions de l’AMM
Guide de présidence du Conseil et des comités
Guide à l’attention des nouveaux membres du Conseil
Utilisation du site de réunion et de l’application CrowdCompass
Guide de l’utilisateur Interprefy
Guide d’utilisation de NemoVote
Tous ces guides sont disponibles également sur le
site internet de réunion et l’application CrowdCompass
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Contacts en cas de problème technique
• Pour tout problème avec Interprefy :
Gorica Ivanovic : gorica.ivanovic@interprefy.com
• Pour tout problème avec NemoVote :
Florian Tischler : f.tischler@nemocontra.de
• Pour tout problème avec CrowdCompass ainsi que toute question générale :
secretariat@wma.net
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www.wma.net
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