GA 2021-Briefing for Attendees-Oct2021_F

Assemblée générale
de l’AMM
de Londres
En ligne
Présentation aux participants
La pandémie de covid-19
nous a forcés à transformer
les sessions du Conseil, les
réunions des comités et des
Membres associés, et enfin
l’Assemblée générale en
évènements virtuels.
COVID-19 pandemic forces us to go online with
the 1xx Council Meeting and the General Assembly
Avec des délégués disséminés partout sur le globe, il est difficile de trouver une heure de
réunion qui convienne à tout le monde.
À la différence de nos séminaires en ligne et de nos présentations vidéo
habituels, nos réunions sont assez complexes, car :
• elles sont très animées ;
• les participants y sont nombreux, différents d’une session à l’autre et
de statuts variés ;
• elles se tiennent en quatre langues, avec interprétation simultanée ;
• elles comportent des travaux sur des textes ;
• elles comportent également des votes et des élections ;
• l’Assemblée générale requiert de nombreux votes, pondérés.
Afin de nous adapter aux circonstances, le Comité exécutif a
recommandé un certain nombre de modifications de nos procédures et
calendriers habituels :
• limiter les sessions à trois heures par jour en raison de la
dissémination de nos participants avec une pause de 15 minutes ;
• utiliser un système qui permet l’emploi de quatre langues pendant les
réunions en ligne ;
• centrer nos travaux sur les tâches nécessaires d’un point de vue
statutaire et les politiques qui seront très probablement adoptées ;
• utiliser des logiciels qui permettent aux délégués et aux membres du
Conseil de voter.
Council 180
Council 180
08:00
12:00
14:00
15:00
Tuesday Wednesday Friday Saturday
Thursday
18:00
17:00
16:00
10:00
11:00
09:00
13:00
Executive
committee
Finance
Group
Work
Groups
Medical
Ethics
Socio-
Medical
Affaires
Luncheon
Session
Scientific
Session
Scientific
Session
Assoc. Members
Members
General
Assembly
Work
Groups/
Free time
Council
General
Assembly
Council
Work
Groups
Special Function
Council
19:00
20:00
Finance &
Planning
Credentials
General
Assembly
GA-Schedule
Reception
Special
Functions
Reception &
Dinner
Reception &
Dinner
, Oct 22
Mardi 12 octobre Mercredi 13 octobre Vendredi 15 octobre
Londi 11 octobre Jeudi 14 octobre
11:00
13:00
14:00
15:00
12:00
Counseil
Finance &
Planning
Affaires
médico-
sociales
Counseil
Session
cérémoniale
de l’AG
Session
plénière de
l’AG
Counseil
Bilan de la
présidence et du
personnel
Bilan de la
présidence et du
personnel
Bilan de la
présidence et du
personnel
Bilan de la
présidence et du
personnel
Bilan de la
présidence et du
personnel
UTC
Éthique
médicale
Veuillez verifier ici votre fuseau horaire
Calendrier de l’AG
Pause
Finance &
Planning
Affaires
médico-
sociales
Pause Pause
Éthique
médicale
Pause
Counseil
Pause
Session
plénière de
l’AG
Tuesday, Oct 12 Wednesday, Oct 13 Friday, Oct 15
Monday, Oct 11 Thursday, Oct 14
11:00
13:00
14:00
15:00
12:00
Council
Finance &
Planning
Socio-Medical
Affaires
Council
GA Ceremonial
Session
GA Plenary
Session
Council
Chair & Staff debrief Chair & Staff debrief Chair & Staff debrief Chair & Staff debrief
Chair & Staff debrief
UTC
Medical Ethics
Please check your local time here
Calendrier de l’AG
Break
Finance &
Planning
Socio-Medical
Affaires
Break Break
Medical Ethics
Break
Council
Break
GA Plenary
Session
Les réunions des groupes de travail, du Comité
exécutif, du groupe des finances et du Réseau
des jeunes médecins, ainsi que des Membres
associés se tiendront en amont de la semaine
d’Assemblée générale.
Élection présidentielle
• La date limite de candidature à
l’élection à la présidence de l’AMM
pour l’année 2022-2023 était fixée au
23 septembre.
• A cette date, le Dr Osahon Enabulele et
le Prof.Dr Muhammad Ashraf Nizami
ont été dûment nommés. Le vote
électronique se déroulera du 1er au 4
octobre.
• Le candidat élu se présentera pour être
accepté comme président élu lors de
l’assemblée générale du 15 octobre.
Liste de vérification pour la participation en ligne
• Assurez-vous d’être inscrit à la réunion (et, le cas échéant, que vous êtes enregistré comme délégué-électeur). Les
personnes non inscrites ne pourront rejoindre les réunions.
• Veuillez utiliser un ordinateur, portable ou non, disposant d’une bande passante suffisante pour prendre en charge les
vidéos de conversation.
• Si vous le pouvez, utilisez un second écran ou un appareil mobile pour prendre en charge l’application CrowdCompass
for general information or voting with NemoVote
• Google Chrome, pour accéder à des informations générales ou voter avec NemoVote.
• Veuillez utiliser le navigateur Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge sur lesquels fonctionne notre système de
conférence.
• Veuillez utiliser un casque audio et microphone avec votre webcam.
• Veuillez vous installer, autant que faire se peut, dans un endroit calme, pour limiter les bruits de fond.
• Veuillez réduire les sources de lumière derrière vous pour éviter l’effet de contre-jour.
• Veuillez télécharger les documents dont vous avez besoin avant la conférence.
• Veuillez vous familiariser avec la plateforme de vote NemoVote (pour les délégués-électeurs).
• Veuillez marquer la page du Conference Website
• Veuillez installer l’application CrowdCompass de Cvent sur le système que vous utiliserez.
Réunions en ligne : marche à suivre
• Veuillez vous préparer bien avant l’Assemblée générale –
Participez à l’une des sessions d’information des délégués le 1er ou le 4 octobre à midi UTC !
• Assurez-vous de disposer d’une bonne connexion à internet.
• Consultez les informations relatives à l’AG de l’AMM sur le Conference Website et l’application
correspondante CrowdCompass. Vous pouvez utiliser un mobile en appareil secondaire pour
voter ou afficher le texte.
• Connectez-vous au l’application CrowdCompass avant et au cours des sessions.
• Familiarisez-vous avec les instructions de Zoom dans le document d’orientation de
l’application CrowdCompass. Zoom est le principal système de conférence que nous
utiliserons.
• Si vous êtes électeur, veuillez prendre connaissance des instructions de NemoVote sur le vote.
Sessions
• Si vous souhaitez proposer des modifications finales, adressez-les au secrétariat de l’AMM
48 heures avant chaque session. Veuillez garder à l’esprit que seuls les membres du
Conseil peuvent proposer des motions. Assurez-vous donc qu’un membre du Conseil vous
suive.
• Veuillez vérifier votre fuseau horaire avant le début de la session, nous donnons les
heures en temps universel coordonné (UTC). Veuillez verifier ici votre fuseau horaire.
• Veuillez vous connecter à Zoom 15 min avant le début de la session. Le lien direct vers
chaque session vous sera donné sur l’application CrowdCompass et sur le site de la
réunion.
Site de l’AG et
application
CrowdCompass
• Le système d’inscription vous enverra un lien de
téléchargement de l’application CrowdCompass
et vérifiera votre inscription.
• L’application CrowdCompass vous permettront
d’accéder aux documents, à la réunion et pour les
membres-électeurs, d’accéder à la plateforme de
vote.
• Nous vous recommandons de vous connecter au
Conference Website via votre navigateur, sur le
même ordinateur que celui avec lequel vous
participerez à la réunion. Cela facilitera votre accès
aux sessions et à la plateforme de vote.
Zoom est notre principal système de réunion
• Zoom est une plateforme permettant des réunions et des
évènements multilingues.
• Veuillez vous connecter suffisamment en avance (15 min).
• Assurez-vous de disposer d’une bonne connexion internet et
munissez-vous d’un casque avec micro si possible.
• Vous pouvez lever la main (virtuelle) pour demander la parole et vous
pouvez utiliser la fonction chat pour vous adresser à la présidence
pour rappeler le règlement.
• Par courtoisie, assurez-vous d’être visible avec votre nom complet (et
votre affiliation/fonction AMM) sur Zoom, afin que l’on puisse vous
identifier et vous adresser.
• Profitez de la séance d’information à l’intention des délégués le 1er
ou le 4 octobre.
Vote au cours des réunions
en ligne
• Pendant les sessions du Conseil et des comités, les
membres du Conseil peuvent voter, comme peuvent le
faire les délégués lors de l’Assemblée générale.
• Le Conference Website ou l’application CrowdCompass
guideront les électeurs vers la plateforme de vote
NemoVote.
• Lors du Conseil et des comités, les votes ont tous le même
poids. Lors de l’Assemblée générale, chaque vote compte
pour le nombre de droits de vote du Membre constituant.
Vote avec NemoVote I
• Au cours de nos réunions, pour les motions mises
au vote, le président de séance demande
généralement qui est pour, qui est contre, voire qui
s’abstient.
• Pour gagner du temps pendant les réunions en
ligne, le président de séance peut demander
d’abord aux membres du Conseil (au Conseil ou aux
comités) ou aux délégués s’ils ont des objections
puis aux participants s’ils veulent prendre la parole.
S’il n’y a pas d’objection, la motion est acceptée et
s’il y en a mais qu’il n’est pas possible de mettre
tout le monde d’accord, le président peut lancer un
vote en ligne via NemoVote.
Vote avec NemoVote II
• NemoVote doit être ouvert dans votre navigateur
via le lien et les identifiants que vous aurez reçus
du secrétariat (les participants qui ne sont pas
électeurs ne peuvent y accéder).
• Une fois connecté, vous serez informé sur l’écran si
un scrutin est ouvert auquel vous pouvez
participer. Vous pouvez voter et confirmer votre
vote. Le président peut voir qui a déjà voté, mais
pas les votes des uns et des autres (sauf unanimité,
bien sûr). Si le délai est écoulé, le président clôt le
scrutin et annonce les résultats (également visibles
sur NemoVote.)
• Vous pourriez ensuite avoir à actualiser votre page
pour accéder au scrutin suivant.
Guides Available
Répertoire des documents de réunion – Guides d’utilisateur
Orientation des délégués de l’AG / Présentation de l’orientation des délégués de l’AG
Aperçu des procédures de décisions de l’AMM
Guide de présidence du Conseil et des comités
Guide à l’attention des nouveaux membres du Conseil
Utilisation du site reunion et de l’application CrowdCompass
Guide d’utilisation de NemoVote
Tous ces guides sont disponibles également sur le
Conference Website et l’application CrowdCompass
Contacts en cas de problème technique
• Pour tout problème avec NemoVote :
Florian Tischler : f.tischler@nemocontra.de
• Pour tout problème avec CrowdCompass ainsi que toute question générale :
secretariat@wma.net
www.wma.net