WMA Council Session Planning (v2024)_S

WMA Council Session Planning
AMM Miembro Constituyente Notas
Persona encargada Secretario General Asignar personal directivo
Inscripción Responsable de todo el
proceso
Ser informado La AMM necesita ayuda del personal de la
AMN local un día antes (y durante) la
reunión.
Promoción Enviar el programa social (incl.
tour)
Introducción video (ciudad y lugar) y
folleto
En la Sesión del Consejo en la que se toma
la decisión y si es seleccionada, en la
Sesión del Consejo del año anterior. (La
presentación no debe exceder 5 min.)
Hotel Firma del contracto
– habitación
– sala de reunión del Consejo
– 2 oficinas del Secretariado
– sala de grupos de trabajo
– servicio de comidas
Proporcionar asesoría Se necesitan presupuestos de 2 ó 3
hoteles (para más detalles de los
requisitos, véase la última parte de este
documento). Esto se debe hacer dos años
antes idealmente (al menos 1 año antes).
Si es necesario, la AMM realizará una visita
de inspección en el lugar y necesita el
apoyo de la AMN.
Reservación de
hotel
Responsable de todo el
proceso
Ser informado A través del sitio de reservas del hotel con
un código del grupo
Intérpretes Contactar intérpretes Proporcionar asesoría Para las reuniones en Latinoamérica, la
AMM necesita la asesoría de la AMN para
encontrar los intérpretes simultáneos para
los tres idiomas oficiales de la AMM. En
otras regiones la AMM utilizará el equipo de
Ginebra, pero podría ser necesario
algunos intérpretes locales.
Equipo de
interpretación
Firmar contrato, si es necesario Proporcionar asesoría
Equipo de oficina Firmar contrato, si es necesario Proporcionar asesoría
Varios – Llevar carteles pequeños con
logo de la AMM
– Distintivos con nombres
– Organización de lugares para
reuniones y cenas
– Plásticos sobre mesas con
nombres para reuniones y
cenas
Proporcionar asesoría
Gastos relacionados
Administración relacionada
WMA Council Session Planning
AMM Miembro Constituyente Notas
Principio general
Inscripción 600-800 euros: Asesores,
Miembros Asociados,
Observadores
300-400 euros: acompañantes
Exentos: Miembros del
Consejo, Directivos, Invitados
internacionales (por invitación)
El monto de la inscripción puede ser
ajustado por las estimaciones del
presupuesto seis meses antes de la
reunión.
Intérpretes Inglés, francés, español
– costos de viaje
– viático
* la asociación médica de Japón y de China
cubren el costo de los intérpretes
japoneses y chinos.
Equipo de
interpretación
Arriendo
– cabinas
– micrófonos
– técnicos
Equipo de oficina Compra o arriendo
– artículos de oficina – 2
impresoras
Proporcionar asesoría
Miembros del
Consejo,
directivos,
personal que
asisten
– costos de viaje
– costos de hotel
– viático
El viático lo decidirá el Secretario General
Banquete y tour Recepción de bienvenida (1º día)
Cena del Consejo y coctel (2º
día)
– Música, si se desea
– arreglos florales (opcional)
-Tour de la ciudad para todos los
participantes y cena informal (3º día,
opcional)
Otros Contratar personal local, si es
necesario
– Aportar personal, cartel de la
reunión (para colgar o poner de pie) –
fotógrafo
actualizado 24.10.24
Sunny Park
El Consejo ha acordado que la asociación médica anfitriona cubrirá todos los costos que excedan el tope fijado que
ahora es de 180.000 euros. (Esta cantidad se ha ajustado por el aumento de miembros del Consejo, ASCM y la
inflación).