WMA Council session planning (v2018)_F

Planning des Sessions du Conseil de l’AMM
WMA Membre Constituant Notes
En rapport avec l’administration
Personne responsable Secrétaire Général Désigner un dirigeant
Inscription responsable de la procédure complète Etre informé
Promotion Mailing programme social (y compris
excursions)
Présentation DVD (ville et emplacement de l’AG) et
prospectus
A l’Assemblée Générale lorsque la décision sera prise et si
choisi à l’AG l’année précédente (la présentation ne doit pas
dépasser 5 mn)
Hôtel Signature de contrats
chambres
salle pour les réunions du Conseil
bureau pour le secrétariat
salle de presse
services de restauration
Donner des informations/conseils Offres de prix d’au moins 2-3 hôtels (pour les détails des
besoins, voir la dernière section de ce document). A faire 1 an
environ auparavant (10 mois minimum)
Réservation hôtel responsable de la procédure complète Etre informé via soit le site de réservation de l’hôtel soit le Secrétariat de
l’AMM
Interprètes Contacter les interprètes Donner des informations/conseils pourrait nécessiter un ou deux interprètes locaux
Equipement pour
l’interprétation
Signature de contrats si nécessaire Donner des informations/conseils
Equipement du bureau Signature de contrats si nécessaire Donner des informations/conseils
Divers Apporter des nappes/stands pliants avec logo
AMM
– fourniture de copies des documents
officielles
– badges nominatifs
– sièges pour réunions/diner
– marques-places pour les réunions et le
diner
Mise à disposition de personnel auxiliaire
Dépenses correspondantes
Principes Le Conseil a donné son accord pour que l’Association Médicale hôte couvre tous les frais dépassant ceux des précédentes sessions du Conseil à Divonne. Lorsque le Conseil a décidé
de tenir la réunion du Conseil dans d’autres villes tous les deux ans, le principe était que les coûts ne devraient pas dépasser ceux que l’AMM a à Divonne qui se montaient toujours à
125.000 Euros environ à l’époque. l’AMN hôte sera donc priée de régler le montant excédentaire par rapport au montant des dépenses de la précédente réunion du Conseil à Divonne
qui tournait autour de 125.000 Euros. Ce montant a été revu à 150.000 Euros pour tenir compte du plus grand nombre de membres du Conseil et de l’inflation.
Inscription 600 Euros : Assesseurs, Membres Associés, observateurs
300 Euros : Personnes accompagnantes
Exemptées : membres du Conseil, Membres du bureau, officiels, invités
internationaux (sur invitation)
Les quantités dans cette table sont pour la session de conseil
depuis avril 2015. Des droits d’inscription seront ajustés par
l’évaluation de budget pendant six mois avant la réunion.
Interprètes anglais, français, espagnol
– frais de déplacement
– indemnités journalières
Le japonais sera pris en charge par la JMA
Equipement pour
l’interprétation
Frais de location
– stands
– micros
– technicien
Equipement de
bureau
Acheter
– Papeterie
Donner des informations/conseils
AMM Membre Constituant Notes
Participation au Conseil Frais de déplacement
membres, officiels, personnel Ffrais d’hôtel
Indemnités journalières
Banquet etc. Réception de bienvenue (1er jour) musique si désiré
Centres de table (en option)
Diner du Conseil & cocktails (2e
jour)
Banquet, diner de gala (3e
jour, en option)
Excursions Visite de la ville pour tous les participants
(après le Conseil, en option)
Autres : Personnel local embauché, si nécessaire Main d’œuvre en extra
Mis à jour le 26.06.18
Sunny Park