Meeting Documents Depository Users Guide-Jan2019_F

Guide utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
L’ACCES A LA
BIBLIOTHEQUE DE
DOCUMENTS OFFICIELS
DES REUNIONS DE L’AMM
SUR BOX.COM
INTRODUCTION
A la 188ème
réunion en avril 2011, le Conseil de l’AMM a exprimé son souhait de réduire son
impact environnemental en dématérialisant ses documents. Depuis la 189ème
réunion de
Conseil, les documents publiés sur le site web avant la réunion ne sont pas distribués en format
papier.
En 2014, le Secrétariat a introduit box.com à la 197ème
réunion de Conseil comme outil
parallèle pour le partage et la synchronisation des documents officiels de l’AMM. En octobre
2016, l’Assemblée Générale de l’AMM à Taipei, a décidé que les réunions seraient
entièrement informatisées, sous réserve qu’une connexion Wi-Fi adéquate soit disponible.
Les documents de réunion de l’AMM sont stockés et partagés via la plateforme box.com au
niveau de la zone spéciale membres sur le site de l’AMM.
Guide utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
LES ÉTAPES POUR ACCÉDER AUX DOCUMENTS DE RÉUNION DE L’AMM
Pour accéder à la bibliothèque de documents, les étapes suivantes doivent être suivies :
• S’identifier à la Zone Spéciale Membres (https://www.wma.net/fr/zone-speciale-
membres/)
• Cliquer sur « Documents de travail »
• Si vous n’avez pas de compte box.com, vous devez vous inscrire au préalable. Veuillez
Votre identifiant est votre
adresse mail. Si vous n’avez
pas de compte, veuillez
contacter le secrétariat de
l’AMM à
secretariat@wma.net.
Vous avez besoin de saisir
votre mot de passe. Si vous
l’avez perdu, cliquez sur
« Avez-vous oublié votre
mot de passe ? » pour en
créer un autre.
Guide utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
utiliser la même adresse mail que celle de la Zone Spéciale Membre !
• Une fois que vous vous êtes connecté à box.com, faites glisser le nuage blanc dans le
nuage noir. Vous verrez ainsi le dossier en anglais, français ou espagnol selon vos
préférences linguistiques. Veuillez noter que vous devrez vous connecter à box.com
après la première authentification dans la Zone Spéciale Membres. Si vous ne voyez
pas de dossiers dans votre box.com, veuillez contacter le secrétariat à
secretariat@wma.net pour recevoir une invitation.
LA STRUCTURE DES DOCUMENTS DE RÉUNION DE L’AMM
Guide utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
Pour que les utilisateurs retrouvent les documents plus facilement, la structure suivante sera
implémentée à partir de la Session de Conseil d’avril 2019. Les indexes, ordres du jour et
autres documents seront disponibles à la mi-mars 2019 au plus tard.
Sessions de Conseil :
Dossiers principaux Sous dossiers (1er
niveau)
Sous dossiers (2ème
niveau)
Note
00 Index L’index permet
d’accéder directement
aux dossiers et aux
documents individuels
01 Programme et
information
02 Participants
03 Conseil Rapports d’activité Précédent rapport du
secrétaire général
Ordre du jour et procès-
verbaux
Ordre du jour de la
réunion à venir et
procès-verbaux des
réunions précédentes
Rapports des comités A établir pendant la
réunion
Documents révisés par
les comités
A établir pendant la
réunion
Éléments urgents
04 Comités FPL Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la
réunion à venir et
rapport des réunions
précédentes
Finance
Gouvernance
Diffusion
Planification
MEC Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la
réunion à venir et
rapport des réunions
précédentes
Affaires en cours
Nouvelles affaires
SMAC Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la
réunion à venir et
rapport des réunions
précédentes
Affaires en cours
Nouvelles affaires
05 Rapports et procès-
verbaux en attente de
validation aux
prochaines réunions
Documents disponibles
après la réunion
Assemblées générales :
Dossiers principaux Sous dossiers (1er
niveau)
Sous dossiers (2ème
niveau)
Note
00 Index L’index permet
d’accéder directement
aux dossiers et aux
documents individuels
01 Programme et
information
02 Délégués officiels
03 Conseil Rapports d’activités Rapport du précédent
Conseil
Ordre du jour et procès-
verbaux
Ordre du jour de la
réunion à venir et
procès-verbaux des
réunions précédentes
Rapports du comité A établir pendant la
réunion
Guide utilisateur – Bibliothèque de documents de l’AMM
Documents révisés par
les comités
A établir pendant la
réunion
Éléments urgents
04 Comités FPL Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la
réunion à venir et
rapport de la réunion
précédente
Finance
Gouvernance
Diffusion
Planification
MEC Agenda and Report Ordre du jour de la
réunion à venir et
rapport de la réunion
précédente
Affaires en cours
Nouvelles affaires
SMAC Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la
réunion à venir et
rapport de la réunion
précédente
Affaires en cours
Nouvelles affaires
05 Membres Associés Ordre du jour et rapport Ordre du jour de la
réunion à venir et
rapport de la réunion
précédente
Nouvelles affaires
06 Assemblée générale Ordre du jour-Procès-
verbaux-Rapports
Ordre du jour de la
réunion à venir, procès-
verbaux de la réunion
précédente et autres
rapports
Membres associés Documents transférés à
l’AG suite à la réunion
des Membres Associés
Documents à être mis en
place par l’AG
Documents transférés
par le Conseil vers l’AG
nécessitant votation
pour la mise en place à
l’AG
Politiques approuvés par
l’AG
Documents politiques
disponibles après mis en
place
Présentations et discours
07 Rapports et procès-
verbaux en attente de
validation aux
prochaines réunions
Documents disponibles
après la réunion
08 Session scientifique
Pour toutes questions, veuillez contacter le secrétariat de l’AMM à secretariat@wma.net.
Updated on
28.01.2019