Chair Guide-April2017_F

ASSOCIATION MEDICALE MONDIALE
GUIDE POUR LE PRESIDENT DU
CONSEIL ET LES PRESIDENTS DE
COMITE
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Ce manuel a été conçu pour aider les présidents du Conseil et des Comités à comprendre leur
rôle de leaders et apporter des informations importantes concernant les procédures, les
processus et les produits de l’AMM.
Responsabilités générales
Au sein de l’Organisation
Le Président et le Vice-président du Conseil, le Trésorier et le Président de l’AMM,
avec les trois présidents de comité, constituent l’équipe dirigeante élue de l’AMM. Ils
travaillent toute l’année avec le Secrétaire Général pour établir le programme de
l’AMM et prendre les décisions lorsque le Conseil n’est pas en session. Tout au long
de l’année, il peut être demandé aux présidents du Conseil et des Comités :
• D’aider le Secrétaire Général à établir l’ordre du jour des réunions
• De consulter le Secrétaire Général sur des questions urgentes pour lesquelles
l’AMM doit envisager de prendre position ou sinon de faire une déclaration
publique (par un communiqué de presse, en participant ou en intervenant à une
réunion internationale etc.)
• De faire une déclaration publique sur un sujet particulier, sur la base de la
politique établie de l’AMM
• D’évaluer de nouvelles propositions politiques afin de définir la meilleure
façon d’agir
• D’apporter sa contribution à des dossiers financiers ou administratifs
• De collaborer avec d’autres membres du bureau de l’AMM ou des
Associations Médicales Nationales (AMN) sur des projets spéciaux
En complément aux missions spécifiques ci-dessus, les membres du Conseil – les
présidents en particulier – doivent saisir les occasions se présentant pour promouvoir
le travail de l’AMM au sein de leurs organisations et au-delà. L’AMM ne dispose pas
d’un gros budget ni de beaucoup de personnel pour les relations publiques. Elle
dépend grandement de ses membres et notamment de ses dirigeants pour accroître la
visibilité de l’association. Actuellement, malgré plus de 70 ans de travail, l’AMM est
parfois occultée par la vaste communauté de santé internationale. On la confond
souvent avec l’Organisation Mondiale de la Santé – même au niveau des médecins.
L’AMM représente pourtant les médecins du monde entier avec tout le potentiel
d’une voix unifiée parlant pour des millions de médecins que l’on ne doit pas sous-
estimer. Servir d’ambassadeur à l’AMM et œuvrer à amplifier sa voix dans le monde
devraient faire partie des priorités des membres du Conseil et des Membres du bureau
de l’AMM. A cette fin, ces responsables peuvent :
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• Soutenir et diffuser activement la position et les politiques de l’AMM au sein
des AMN.
• Accroître la visibilité de l’AMM de la manière suivante :
– en trouvant des opportunités de discuter du travail et du rôle de l’AMM
lors d’interventions publiques, notamment auprès des média
– en rédigeant des articles pour les revues médicales
– en encourageant les confrères à considérer l’AMM comme une ressource
• Attirer l’attention de l’AMM sur les questions ou évènements à portée
nationale et internationale afin que l’AMM puisse réagir soit en faisant
connaître sa position soit en élaborant une nouvelle politique.
Au sein du Conseil
Le Conseil de l’AMM est l’instance gouvernante de l’Association, chargé d’élaborer
les politiques, de fixer les priorités et les objectifs de l’organisation et de superviser
les postes financier et administratif. Au cours des réunions, les fonctions officielles
clés des présidents sont :
• Mener à bien leurs réunions respectives
• Gérer le rythme et le déroulement des réunions afin que les ordres du jour
soient respectés dans le temps imparti
• Proposer des groupes de travail et/ou des rapporteurs pour étudier des
questions spécifiques ou procéder à la révision des documents
• Aider le Secrétaire Général à préparer les rapports des réunions
• Transmettre les rapports des comités au Conseil (Concerne uniquement les
Présidents de comité)
Groupes de travail
Les groupes de travail peuvent être un recours pour diverses raisons. Par exemple, un
groupe peut être créé pour réviser une politique (ce n’est pas la raison principale) ou
éventuellement pour analyser une question financière et émettre des
recommandations. Lorsque le Conseil ou un comité décide de transmettre un dossier à
un groupe de travail, il est de la responsabilité du président du Conseil de nommer les
membres et un dirigeant qui coordonnera le travail du groupe. La participation à un
groupe de travail est un acte volontaire. Normalement, le Président demande
simplement qui souhaiterait faire partie du groupe de travail. Les personnes
intéressées lèvent alors la main ou prennent la parole. Dans certains cas, le Président
peut demander la participation de certaines personnes dont les compétences et
l’expertise sont nécessaires ou pour assurer une représentation géographique. Les
groupes de travail sont informels et ne se limitent pas nécessairement aux membres du
Conseil. Les conseillers et d’autres peuvent participer à des groupes de travail. Il est
parfois un peu plus difficile de trouver une personne acceptant d’être le coordinateur,
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notamment pour les groupes de travail dont la mission sera longue ou demandera
beaucoup de coordination. Il est très important de s’assurer que le groupe de travail a
un dirigeant et sache exactement ce qu’on lui demande faire.
Rédaction et transmission des rapports des comités
Le Secrétariat ébauche les rapports des comités. Le Secrétaire Général se réfèrera au
Président du Comité au cours de ce travail en cas de questions sur les actions décidées
par le Comité. Une fois l’ébauche achevée, le président aura la possibilité de la relire
et d’y apporter les changements nécessaires afin que le rapport reflète les actions du
comité. Lorsque le président a approuvé le rapport, il est traduit et diffusé aux
participants dans les trois langues officielles de l’AMM.
Le président du comité communique oralement le rapport au Conseil lors de sa
session de clôture. Les comités permanents de l’AMM ont recours à un « calendrier
consensuel » pour leurs rapports au Conseil. Un calendrier consensuel est un
mécanisme conçu pour gagner du temps sur la procédure d’approbation des
recommandations concernant les différents sujets du rapport. Au lieu de traiter ces
sujets l’un après l’autre – ce qui nécessite de présenter chaque sujet, d’indiquer les
recommandations, d’inviter à la discussion et de voter, le Président demande aux
membres du comité s’ils aimeraient discuter ou refuser certaines recommandations
figurant dans le rapport. Les éléments relevant d’une discussion ou faisant l’objet d’un
désaccord sont « extraits » du rapport. Toutes les demandes d’extraction seront
honorées. Elles ne passent pas par un vote et les sujets n’ont pas à être identifiés dans
un quelconque ordre.
Le Président demande alors l’approbation de toutes les autres recommandations du rapport
(celles non extraites). Le comité vote une fois pour approuver l’ensemble, sans discussion.
Le Président aborde ensuite les éléments extraits. Ceux-ci sont traités
individuellement, de manière classique.
Voici une illustration du mode de fonctionnement d’un calendrier consensuel :
Un rapport comporte 10 sujets faisant l’objet de recommandations. Un membre du
comité demande l’extraction des sujets 3 et 7. Un autre membre demande la même
chose pour les sujets 2 et 9. A la suite de ces extractions, le comité vote l’approbation
des recommandations restantes (sur les sujets 1, 4, 5, 6, 8 et 10) dans leur globalité. A
la suite de ce vote, le Président lance les débats puis le vote sur le sujet 2 puis sur le
sujet 3, puis sur le sujet 7 et enfin sur le sujet 9.
Divers
Les présidents peuvent aussi être sollicités pour une assistance sur d’autres dossiers
tels que la résolution de conflits, une collaboration avec le conseiller en relations
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publiques, des conseils ou une aide à fournir au Secrétaire Général sur une variété de
sujets, participer à une réunion ou à un diner avec certains invités du pays hôte etc.
Responsabilités spécifiques de chaque Président
Président du Conseil
Entre les sessions du Conseil
Le Président du Conseil est le responsable le plus actif de l’AMM entre les sessions
du Conseil. Le Secrétaire Général entretiendra des contacts réguliers avec le Président
pour :
• le tenir informé des avancées sur les questions administratives, financières et
politiques
• lui demander des conseils et/ou un accord pour lancer une action sur des sujets
spécifiques
• lui demander son aide pour l’élaboration des ordres du jour et des plans de
travail
Le Président du Conseil pourra aussi assister les comités spéciaux suivants :
➢ Comité Exécutif : ce comité est un comité consultatif établi pour aider le
Secrétaire Général sur différents sujets se présentant généralement entre deux
réunions. Les autres membres de ce comité sont le Vice-président du Conseil,
le Trésorier et les présidents des trois comités Permanents. Le Président élu de
l’AMM, le Président sortant de l’AMM, le Conseiller juridique et le Secrétaire
Général n’ont pas droit de vote à ce comité.
➢ Comité consultatif des sponsors : ce comité a été créé pour aider le Secrétaire
Général à appliquer les directives relatives aux relations avec les entreprises
(bourses et subventions). Le comité doit approuver tous les dons. Les autres
membres de ce comité sont le Président du Comité des Finances et du
Planning, le Président du Comité d’Ethique Médicale et le Trésorier.
➢ Comité de contrôle du Secrétaire Général et des rémunérations : ce comité a
été créé pour contrôler les réalisations du Secrétaire Général et faire des
recommandations sur les rémunérations. Les autres membres de ce comité
sont le Vice-président du Conseil, le Trésorier et les présidents des trois
comités Permanents.
Au cours des Sessions du Conseil
Le Président du Conseil préside le Conseil de l’AMM. Il/elle a les responsabilités
suivantes :
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• veiller à la bonne conduite de la session
• répondre aux demandes, inquiétudes et suggestions des membres du Conseil (à
la fois pendant et entre les différentes journées de session)
• aider le Secrétaire Général à rédiger les procès-verbaux du Conseil
• réceptionner les rapports du Secrétaire Général, du Trésorier et des présidents
de comité
• conseiller le Secrétaire Général sur des questions liées à la session
• désigner des groupes de travail pour le Conseil et ses comités
Le Président est libre de déléguer l’une de ces responsabilités au Vice-président.
Le Président et le Vice-président sont élus par les membres du Conseil Ils conservent
tous leurs droits de vote au Conseil. Ils sont aussi membres ex-officio des trois
Comités Permanents avec les pleins droits de vote.
Au cours des Assemblées Générales
Le Président du Conseil préside toutes les sessions plénières lors de l’Assemblée
Générale de l’AMM. (Le Président de l’AMM est responsable de toutes les
cérémonies et rencontres officielles ainsi que de la session scientifique). Les
responsabilités du Président comportent notamment :
• La conduite de l’Assemblée Générale
• La présentation du rapport du Conseil à l’Assemblée Générale de l’AMM
• La conduite des élections du Président de l’AMM
• La réponse aux demandes, inquiétudes et suggestions des délégués (à la fois
pendant et entre les différentes journées de session)
Président du Comité des Finances et du Planning
Entre les sessions du Conseil
Le Secrétaire Général, le Trésorier et le Président du Comité des Finances et du
Planning travaillent ensemble tout au long de l’année pour administrer les questions
fiscales. En général, les dossiers financiers sont gérés au quotidien par le Secrétaire
Général. L’établissement du bilan financier annuel de l’AMM est placé sous la
responsabilité du Trésorier et du Secrétaire Général. Lorsque le Conseil ne siège pas,
le Président du Comité des Finances et du Planning a pour principale responsabilité de
conseiller et d’assister le Secrétaire Général et le Trésorier. Le Président collaborera
par exemple sur les questions telles que le budget, les politiques financières et les
possibles conflits d’intérêt. Habituellement le Président rencontre le Secrétaire
Général et le Trésorier avant chaque session du Conseil afin de revoir les documents
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financiers et de s’assurer qu’il les a bien en mémoire et qu’il est à jour de toutes les
autres questions relatives aux finances de l’AMM.
Le Président du Comité des Finances et du Planning peut aussi jouer un rôle dans les
comités spéciaux suivants :
➢ Comité Exécutif : ce comité est un comité consultatif établi pour aider le
Secrétaire Général sur divers sujets émergeant habituellement entre les
réunions. Les autres membres de ce comité sont le Vice-président du Conseil,
le Trésorier et les présidents des trois comités permanents. Le Président-élu, le
Président, le Président sortant, le Conseiller juridique et le Secrétaire Général
n’ont pas de droit de vote à ce comité.
➢ Comité consultatif des sponsors : ce comité a été créé pour aider le Secrétaire
Général à appliquer les directives relatives aux relations avec les entreprises
(bourses et subventions). Le comité doit approuver tous les dons. Les autres
membres de ce comité sont le Président du Conseil, le Président du comité
d’Ethique Médicale et le Trésorier.
➢ Comité de contrôle du Directeur Général et des rémunérations : ce comité a
été créé pour contrôler les réalisations du Secrétaire Général et faire des
recommandations sur les rémunérations. Les autres membres de ce comité
sont le Président du Conseil, le Vice-président du Conseil, le Président du
Comité d’Ethique Médicale, le Président du Comité des affaires médico-
sociales et le Trésorier.
De temps à autre, l’AMM lancera une procédure de planification stratégique. Cette
procédure peut se dérouler lors d’une session régulière du Conseil ou lors d’une
réunion du Conseil ad hoc. Elle peut aussi avoir lieu entre deux sessions du Conseil et
impliquer uniquement quelques responsables ou conseillers qui seront chargés
d’établir des recommandations à étudier par le Conseil. Chaque procédure est
différente mais le Président du Comité des Finances et du Planning joue toujours un
rôle clé dans ces procédures.
Au cours des Sessions du Conseil
Le Président du Comité des Finances et du Planning préside toutes les réunions du
Comité des Finances et du Planning. Il/elle est responsable de :
• mener à bien la conduite de la réunion selon l’ordre du jour
• répondre aux demandes, inquiétudes et suggestions des membres du comité (à
la fois pendant et entre les différentes journées de session)
• aider le Secrétaire Général à rédiger les rapports du comité
• remettre le rapport du comité au Conseil
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Affaires Médico-sociales
Entre les sessions du Conseil
Le Président du Comité des Affaires Médico-sociales travaille tout au long de l’année
avec le Secrétaire Général pour établir l’ordre du jour des réunions, évaluer les
nouvelles propositions politiques soumises et répondre aux questions importantes
pouvant se présenter. Le Président devra veiller à se tenir au courant des évènements
internationaux et des actualités relatives à la santé publique, à l’économie dans le
monde médical et aux autres sujets relevant des « Affaires Médico-sociales ».
Le Président du Conseil, de concert avec le Secrétaire Général, et vice-versa peut
demander au Président du Comité des Affaires Médico-sociales de représenter ou de
prendre la parole au nom de l’AMM dans certaines occasions. Toutes les déclarations
publiques faites au nom de l’AMM doivent refléter les politiques actuelles de l’AMM
et être approuvées auparavant. Veuillez consulter le Protocole des Relations aux
médias de l’AMM pour de plus amples informations à ce sujet.
Le Président du Comité des Affaires Médico-sociales peut aussi jouer un rôle dans les
comités spéciaux suivants :
➢ Comité Exécutif : ce comité est un comité consultatif établi pour aider le
Secrétaire Général sur divers sujets émergeant habituellement entre les
réunions. Les autres membres de ce comité sont le Vice-président du Conseil,
le Trésorier et les présidents des trois comités permanents. Le Président-élu, le
Président, le Président sortant, le Conseiller juridique et le Secrétaire Général
n’ont pas de droit de vote à ce comité.
➢ Comité de contrôle du Directeur Général et des rémunérations : ce comité a
été créé pour contrôler les réalisations du Secrétaire Général et faire des
recommandations sur les rémunérations. Les autres membres de ce comité
sont le Président du Conseil, le Vice-président du Conseil, le Président du
comité d’Ethique Médicale, le Président du Comité des Finances et du
Planning et le Trésorier.
Au cours des Sessions du Conseil
Le Président du Comité des Affaires Médico-sociales préside toutes les réunions du
Comité des Affaires Médico-sociales. Il/elle est responsable de :
• mener à bien la conduite de la réunion selon l’ordre du jour
• répondre aux demandes, inquiétudes et suggestions des membres du comité (à
la fois pendant et entre les différentes journées de session)
• aider le Secrétaire Général à rédiger les rapports du comité
• remettre le rapport du comité au Conseil
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Ethique médicale
Entre les sessions du Conseil
Le Président du comité d’Ethique Médicale travaille tout au long de l’année avec le
Secrétaire Général pour établir l’ordre du jour des réunions, évaluer les nouvelles
propositions politiques soumises et répondre aux questions importantes pouvant se
présenter. Le Président devra veiller à se tenir au courant des évènements
internationaux et des actualités relatives à l’éthique médicale et aux droits humains.
Le Président du Conseil, de concert avec le Secrétaire Général, et vice-versa peut
demander au Président du comité d’Ethique Médicale de représenter ou de parler au
nom de l’AMM dans certaines occasions. Toutes les déclarations publiques faites au
nom de l’AMM doivent refléter les politiques actuelles de l’AMM et être approuvées
auparavant. Veuillez consulter le Protocole des Relations aux médias de l’AMM pour
de plus amples informations à ce sujet.
Le Président du comité d’Ethique Médicale peut aussi jouer un rôle dans les comités
spéciaux suivants :
➢ Comité Exécutif : ce comité est un comité consultatif établi pour aider le
Secrétaire Général sur divers sujets émergeant habituellement entre les
réunions. Les autres membres de ce comité sont le Vice-président du Conseil,
le Trésorier et les présidents des trois Comités Permanents. Le Président-élu,
le Président, le Président sortant, le Conseiller juridique et le Secrétaire
Général n’ont pas de droit de vote à ce comité.
➢ Comité consultatif des sponsors : ce comité a été créé pour aider le Secrétaire
Général à appliquer les directives relatives aux relations avec les entreprises
(bourses et subventions). Le comité doit approuver tous les dons. Les autres
membres de ce comité sont le Président du Conseil, le Président du Comité des
Finances et du Planning et le Trésorier.
➢ Comité de contrôle du Directeur Général et des rémunérations : ce comité a
été créé pour contrôler les réalisations du Secrétaire Général et recommander
les rémunérations. Les autres membres de ce comité sont le Président du
Conseil, le Vice-président du Conseil, le Président du Comité des Finances et
du Planning, le Président du Comité des Affaires Médico-sociales et le
Trésorier.
Le Président du Comité d’Ethique Médicale préside toutes les réunions du Comité
d’Ethique Médicale. Il/elle est responsable de :
• Mener à bien la conduite de la réunion selon l’ordre du jour
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• Répondre aux demandes, inquiétudes et suggestions des membres du Comité
(à la fois pendant et entre les différentes journées de session)
• Aider le Secrétaire Général à rédiger les rapports du Comité
• Remettre le rapport du comité au Conseil
Consignes générales et informations sur la présidence des réunions de l’AMM
Procédure de progression dans l’ordre du jour
1. Le sujet à l’ordre du jour est présenté par le Président :
Si cela s’impose, le Président fera un bref historique et une mise à jour sur le sujet
figurant à l’ordre du jour. Le Président peut décider de confier la présentation à la
personne à l’origine du sujet, à la personne défendant la question ou à un
rapporteur spécifique.
2. Le Président lance les débats sur le sujet.
Il est souvent bien utile à ce stade pour le Président de demander des propositions
spécifiques sur la manière d’agir. Le Président peut énumérer les options du
Comité. Le Comité peut décider de
• passer directement au vote pour approuver/refuser immédiatement ou
• avoir un débat ouvert avec étude des commentaires écrits soumis par les
AMN
• transmettre le document à un groupe de travail ou à rapporteur pour
révision et soumission avant la fin de la session du Conseil en cours.
• transmettre le document à un groupe de travail ou à rapporteur pour
révision et soumission à la prochaine session du Conseil.
3. Le Comité prend une décision sur le sujet.
Le Président doit toujours répéter la motion spécifique de prise de décision avant
de passer au vote et expliquer l’impact ou les possibles résultats de la décision.
4. Le Président résume la décision prise et passe au sujet suivant de l’ordre du
jour.
Lorsque tous les sujets à l’ordre du jour ont été traités, le Président demandera s’il
y a « d’autres sujets « et prendra une décision sur tout nouveau sujet présenté.
5. Le Président clôture la réunion.
Procédure parlementaire
Les Présidents doivent bien maîtriser les procédures parlementaires de base de
l’AMM. Elles peuvent être les mêmes ou différer légèrement des procédures
auxquelles ont recours les autres organisations. Les règles de base sont les suivantes :
WMA Chairpersons Orientation Guide page 11
• Les participants doivent être reconnus par le Président pour parler (S’adresser
à l’auditoire »).
• Toutes les décisions prises doivent être précédées d’une motion stipulant
précisément ce qui est proposé.
• Toutes les motions doivent être appuyées par un autre membre.
• Lorsqu’une motion a été passée et appuyée, le Président doit lancer les débats
avant de passer au vote.
• Au cours des débats, une motion peut être déposée pour amender la motion de
départ. La motion d’amendement doit être appuyée. Les débats se
poursuivent alors sur l’amendement. Normalement, l’amendement est soumis
à un vote avant de revenir à la motion de départ à moins que la motion
amendée ne se substitue totalement à la motion de départ. Cela peut devenir
très confus pour le Président et le Comité. Le Conseiller juridique de l’AMM
et le Secrétaire Général connaissent bien les procédures parlementaires et vous
aideront/conseilleront lorsque vous aurez des doutes sur la suite à donner. Le
Président doit certes faire tout ce qu’il peut pour suivre la procédure
parlementaire établie mais sa mission la plus importante est de s’assurer que
tout le monde sait exactement ce qui a été proposé et comprend bien le sens et
l’objectif de toute motion mise au vote.
• Le Président devra généralement autoriser chacun à s’exprimer une fois avant
de passer la parole à quelqu’un pour la deuxième fois. (A l’AMM, les
membres du Comité ou du Conseil ont la priorité sur les conseillers ou les
autres participants). Le président doit encourager les participants à limiter
leurs interventions à une seule par motion.
• Si le Président note que l’ensemble des commentaires semblent concorder, il
devra inviter tous les membres ayant une opinion contraire ou divergente à
s’exprimer. Cela signifie que la file des intervenants (dans le cas où il y en a)
sera interrompue.
• Une fois les débats terminés, le Président devra répéter la motion et demander
un vote.
• Les membres peuvent voter pour ou contre une motion ou bien s’abstenir de
voter.
• Le Président décompte les voix dans chaque catégorie et annonce les résultats
au Comité.
• En cas d’égalité des voix et si le Président n’a pas voté, il peut apporter sa
voix qui sera décisive. En cas d’égalité des voix et si le Président a voté, la
motion sera rejetée.
Considérations spécifiques à la présidence d’une réunion internationale
• Parler clairement et lentement. En cas de lecture d’un document, faire une
pause après un certain nombre de mots, pour les interprètes.
WMA Chairpersons Orientation Guide page 12
• Eviter les idiomes, les jeux de mots, les plaisanteries et les insinuations. Il y a
toujours le risque de déconcerter l’auditoire ou pire que les plaisanteries faites
sans mauvaise intention soient mal interprétées et offensent ou embarrassent
quelqu’un. Il est toujours désagréable de voir certaines personnes rire d’une
plaisanterie que d’autres ne comprennent pas. Faites en sorte que la réunion se
déroule dans un climat positif et amical et maniez prudemment l’humour.
Soyez prêt à intervenir et à recentrer les débats s’il vous semble que quelqu’un
est perturbé ou offensé par les commentaires d’un autre participant.
• Soyez diplomate mais aussi précis. Dans les discussions sensibles
(notamment politiques), les intervenants essaient parfois de recourir à des
images ou à des métaphores pour faire passer des messages en s’attendant à ce
que les autres lisent « entre les lignes ». Il est important d’être attentif et
d’éviter de tenir des propos brutaux. C’est habituellement la raison pour
laquelle les gens essaient d’atténuer ce qu’ils disent. Néanmoins en tant que
Président, c’est à vous de vous assurer que tout le monde est clair sur ses
propos.
• Eviter les abréviations et acronymes. Nous les utilisons tous constamment
dans nos propres organisations mais dans une réunion internationale, ils se
transforment en codes cryptés qui ne veulent rien dire – même pour les
collègues qui partagent le même langage.
• Demeurez vigilant à ce que les participants ne parlent pas trop rapidement ou
perturbent les débats avec des propos manquant de clarté.
• Se souvenir que de nombreux participants parleront dans une autre langue que
leur langue maternelle. Préparez vous à contribuer à la clarification
éventuelle des commentaires et des positions en résumant et/ou en répétant ce
que vous comprenez de ce que l’intervenant semble vouloir dire. Il est
essentiel que vous répétiez les propositions et motions spécifiques.
• Faites de votre mieux pour que les membres fassent des propositions et des
amendements concrets. Lorsque l’on propose de retoucher le rédactionnel d’un
document, les participants doivent exprimer précisément la manière dont ils
veulent que le texte soit rédigé. Le Secrétariat rédigera les amendements
proposés en anglais. Rappelez au groupe qu’il doit remettre ses propositions à
un membre du personnel de l’AMM si possible avant la réunion.
• Etre sensible aux différences culturelles. Pour de nombreux membres du
Conseil, l’AMM est le seul forum leur donnant l’occasion d’entrer en contact
avec les collègues de tant d’endroits différents. Se souvenir que les gens
communiquent leurs points de vue de manière différente et que certains
participants ont tendance à être moins formels et rigoureux, que d’autres sont
WMA Chairpersons Orientation Guide page 13
habitués à suivre une méthode très spécifique. Vous êtes certes censé diriger
efficacement la réunion et clore votre ordre du jour mais il faut aussi un peu de
souplesse pour que certains membres ne se sentent pas exclus ou dépassés par
un processus strict.
• Se souvenir que les interprètes ont pour métier d’interpréter les propos oraux.
Ce ne sont pas des «traducteurs » spécifiques car la traduction implique une
représentation exacte des mots originaux. L’AMM a pour priorité
administrative et financière d’engager les meilleurs interprètes possibles afin
que les réunions se passent bien. De plus, le Secrétariat projettera sur écran
des propositions de texte spécifiques. Des confusions sont toutefois toujours
possibles et c’est là une autre raison pour le Président de toujours répéter les
propositions et de s’assurer que les participants parlent lentement et
clairement.
• Tenez compte des retards liés à l’interprétation. Rappelez vous que le japonais
doit souvent être interprété en premier lieu à partir de l‘anglais. Il en est
(souvent) de même pour les membres qui viennent avec leurs propres
interprètes assis à côté d’eux. Le langage du corps est souvent un excellent
indicateur de l’instant où les interprètes ont fini leur intervention. Les
participants feront souvent un Ok de la tête ou lèveront la tête. Essayez de
vous assurer que toutes les langues ont été prises en compte avant de
poursuivre. C’est important notamment lors d’un vote.
Les multiples rôles de leadership du Président
Le créateur de consensus
L’objectif final des politiques de l’AMM est de dégager des positions qui réunissent
les médecins et qui soient pertinentes et applicables au niveau mondial. Une politique
qui est acceptée de peu n’est pas une victoire pour l’AMM. L’AMM est connue pour
son excellent jugement sur des sujets extrêmement controversés. C’est vrai pour des
sujets dans leur globalité tout comme pour certains aspects au sein d’un sujet.
En plus des divergences professionnelles dans le monde médical, la politique
mondiale et régionale a sans aucun doute un véritable impact sur les débats politiques
de l’AMM (notamment pour ce qui touche aux droits humains, à l’économie et à la
sécurité). Parfois, il faut purement et simplement éviter un sujet. Dans d’autres cas,
l’instance concernée (comité ou Conseil) sera d’accord pour que l’AMM agisse afin
de reconnaître l’importance du sujet mais conviendra aussi qu’une position définitive
n’est pas souhaitable ou possible. Le groupe peut décider au nom de l’AMM par
exemple d’opter pour de plus amples recherches ou pour un débat public ou
simplement d’encourager ceux concernés par la question à se prononcer de manière
éthique. Il y a de nombreuses options et il incombe souvent au Président d’exposer les
choix et de dissuader les membres de prendre une position non négociable.
WMA Chairpersons Orientation Guide page 14
Les présidents doivent avoir pour priorité de promouvoir la longue culture de
consensus de l’AMM et de faire preuve de leadership lorsqu’ils pilotent le groupe sur
des sujets complexes ou controversés. L’AMM ne cherche jamais à éviter les sujets
controversés mais veille à ce que toutes les idées et les points de vue soient pris en
compte. Elle s’efforce de trouver ou d’élaborer un socle commun. Malgré tous vos
efforts, parfois un groupe insiste et veut départager par un vote deux points de vue
radicalement opposés pour savoir quel camp gagnera et quel camp perdra. Attendez-
vous à cela.
Pour finir, le Président est totalement en droit de contribuer par son opinion aux
débats et de voter sur les sujets abordés. Le Président ne doit cependant pas par son
opinion personnelle influencer les débats ou sinon faire passer au second plan son
devoir d’indépendance.
La diplomatie
L’AMM a pour objectif d’être une source de soutien et d’assistance au niveau
international pour les AMN ainsi que sa base constitutionnelle mondiale. Parfois une
AMN aura un point de vue bien arrêté sur un domaine particulier en raison d’une
situation nationale qu’il a à gérer. Dans d‘autres cas, des AMN s’allieront pour tenter
de mettre en avant un sujet ou un point de vue particulier. Ces situations sont parfois
très compliquées sur le plan politique et les gérer impose de trouver un équilibre entre
le respect et la réponse aux besoins de certains Membres Constituants et le devoir vis-
à-vis de la profession au niveau mondial.
Parfois le Président peut juger utile de rencontrer ces personnes en privé afin de bien
comprendre les raisons sous-jacentes à leurs positions. Souvent il y a un contexte
dont l’AMN ne veut pas discuter en public mais qui explique bien les raisons étayant
un argument spécifique. Plus le Président a d’informations, mieux il pourra gérer les
débats d’une manière positive et constructive. Le Président peut aussi convoquer
(formellement ou non) les membres ayant des points de vue opposés afin qu’ils se
comprennent mieux.
L’écoute
Savoir bien écouter peut-être la principale qualité d’un bon Président. Sentir que le
président n’écoute pas ou n’a pas compris constitue l’une des plus grandes frustrations
pour un membre. Il est donc essentiel de veiller à ce que chacun puisse exprimer son
opinion. Dans le même temps, il est important d’éviter de longs débats durant lesquels
les membres réitèrent leurs points de vue ou de ne pas laisser une minorité dominer
les débats. Le Président peut prévenir ce problème en intervenant pour résumer et
répéter les points clés puis pour demander si quelqu’un a un nouveau point de vue à
verser aux débats.
Le leader
Le Président donne le ton de la réunion. Si le Président semble désorganisé, pas sûr ou
toujours surpris de ce qui se passe au cours de la réunion, il sera très difficile de
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maintenir l’ordre et de mener des débats constructifs. Il doit donc être bien préparé,
maîtriser les dossiers et les sujets à l’ordre du jour. De plus, le Président doit avoir une
idée de la manière dont il veut gérer chaque point à l’ordre du jour. Il doit tenter
d’anticiper autant que possible les éventuels problèmes. Le Président doit aussi
connaître les tensions politiques ou autres pouvant influencer l’ordre du jour ou la
réunion elle-même. Le Secrétaire Général rencontrera le Président avant chaque
réunion pour le briefer sur l’ordre du jour et partager toute information pouvant être
utile. On ne peut bien sûr jamais savoir ce qui se passera dans une réunion mais
l’objectif du Président est d’être la personne dans la salle la mieux préparée et la plus
informée sur le travail de son comité.
Conclusion
Assumer le poste de Président au sein de l’AMM est une grosse responsabilité mais qui doit
aussi être une expérience positive. Le Secrétaire Général et le personnel de l’AMM sont
disponibles pour vous fournir les informations et faire de leur mieux pour vous aider sur toute
difficulté ou question que vous pourriez avoir sur vos responsabilités.
Téléphone: +33 4 50 40 75 75
Fax: +33 4 50 40 59 37
E-mail: secretariat@wma.net
Avril 2017