Council 220-Briefing for Attendees-Apr2022_F

220e session du Conseil
de l’AMM
Paris
sur place et en ligne
Présentation aux participants
COVID-19 pandemic forces us to go online with
the 1xx Council Meeting and the General Assembly
La réunion dépend du fuseau horaire CEST (Central European Summer Time ; soit UTC+2).
Si vous y assistez à distance, veuillez vérifier votre fuseau horaire sur ce site/app.
Informations sanitaires pour les participants sur place
• Nous attendons des participants qu’ils soient complètement vaccinés contre le
virus SARS-CoV2.
• Wil est recommandé de porter un masque FFP2/N95 couvrant la bouche et le nez dans les
salles de réunion et les salles publiques.
• Nous attendons des participants qu’ils apportent leurs propres masques.
• Le gel hydroalcoolique sera fourni.
• Vous trouverez sous ce lien les règles relatives au test, à l’isolement et à la participation à
des évènements en France (il ne s’agit pas des règles pour les arrivants de l’étranger)
• Vous trouverez plus de détails, comme les centres de test PCR voisins sur le site de
l’évènement.
Informations logistiques pour les participants sur place
• Le CNOM invite tous les participants pour un dîner cocktail amical le 6 avril à 19 h au
foyer Normandie (B1) de l’hôtel du Collectionneur. Veuillez vous inscrire sur cette page en
cliquant sur « déjà inscrit ? »
• Vérifiez tous les autres évènements auxquels vous êtes inscrit !
• L’AMA (Association médicale américaine) invite les participants arrivés en avance à la
réception de retrouvailles à la salle La Table de l’hôtel du Collectionneur le 5 avril de 18
à 19 h. Venez nous rejoindre !
• L’étiquette pour les réunions et réceptions/dîner les 5, 6, 7 et 8 avril est « élégant et
décontracté » et « décontracté » pour l’excursion et le dîner informel du 9 avril.
• Tous les participants auront un badge avec un QR code au dos. Veuillez le porter à tout
moment. Vous aurez également un bracelet pour indiquer que vous êtes complètement
vacciné. Personne ne pourra se rendre à cet évènement sans badge et bracelet.
Informations logistiques pour les participants sur place
• Le 6 avril, si vous assistez aux réunions des groupes de travail en amont du Conseil, qui
auront lieu aux bureaux du CNOM, veuillez vous inscrire en « salle d’accueil » à votre
arrivée au at the CNOM (1er étage) avant de vous rendre à vos réunions.
• À partir du 7 avril, toutes les réunions se tiendront à l’hôtel du Collectionneur, salle
Normandie (B1). Le bureau d’inscription sera au foyer.
• Le secrétariat se trouvera salle 509 du CNOM (5e étage) le 6 avril. Pour vous y rendre,
veuillez demander à l’agent de l’AMM qui se trouvera en salle d’accueil du bâtiment du
CNOM (1er étage).
• À partir du 7 avril, le secrétariat sera à côté de la salle Normandie (B1).
Liste de vérification pour les participants en ligne
• Assurez-vous d’être inscrit à la réunion.
• Les personnes non inscrites ne pourront rejoindre les réunions.
• Veuillez utiliser un ordinateur, portable ou non, disposant d’une bande passante suffisante pour prendre en
charge les vidéos de conversation.
• Si vous le pouvez, utilisez un second écran ou un appareil mobile pour prendre en charge l’application
CrowdCompass pour accéder à des informations générales ou voter avec NemoVote.
• Veuillez utiliser un casque audio et microphone avec votre webcam.
• Veuillez vous installer, autant que faire se peut, dans un endroit calme, pour limiter les bruits de fond.
• Veuillez réduire les sources de lumière derrière vous pour éviter l’effet de contre-jour.
• Veuillez télécharger les documents dont vous avez besoin avant la conférence.
• Veuillez vous familiariser avec la plateforme de vote NemoVote (membres du Conseil seulement).
• Veuillez marquer la page du site internet de la conférence.
• Veuillez installer l’application CrowdCompass de Cvent sur le système mobile que vous utiliserez. Indiquez :
« 220th WMA Council Session, Paris 2022 » dans la barre de recherche.
Réunions en ligne : marche à suivre
• Veuillez vous préparer en amont de la session du Conseil.
Participez à notre séance d’exercice le 6 avril à midi UTC ! Veuillez vérifier ici votre fuseau
horaire.
• Assurez-vous de disposer d’une bonne connexion internet.
• Prenez connaissance des informations sur la 220e session du Conseil de l’AMM sur le site
internet de la conférence et l’application CrowdCompass. Vous pouvez utiliser un appareil
mobile comme outil secondaire pour voter ou afficher des textes.
• Connectez-vous au site de la conférence ou à l’application CrowdCompass pour consulter les
informations et le programme avant et pendant les réunions.
• Prenez connaissance des instructions de Zoom. Zoom est le principal outil de réunion que nous
utiliserons.
• Si vous êtes délégué-électeur, veuillez prendre connaissance des instructions de NemoVote.
Réunions
• Si vous souhaitez proposer des modifications finales, adressez-les au secrétariat de l’AMM
48 heures avant chaque session. Veuillez garder à l’esprit que seuls les membres du
Conseil peuvent proposer des motions. Assurez-vous donc qu’un membre du Conseil vous
suive.
• Veuillez vérifier votre fuseau horaire avant le début de la session, nous donnons les
heures en temps universel coordonné (UTC). Veuillez vérifier ici votre fuseau horaire.
• Veuillez vous connecter à Zoom 15 min avant le début de la session. Le lien direct vers
chaque session vous sera donné sur l’application CrowdCompass et sur le site de la
réunion.
Site de la session du Conseil et
application CrowdCompass
• Le système d’inscription vous enverra un lien
de téléchargement de l’application
CrowdCompass et vérifiera votre inscription.
• L’application CrowdCompass et le site
internet de réunion vous permettront
d’accéder aux documents, à la réunion et
pour les membres-électeurs, d’accéder à la
plateforme de vote.
• Nous vous recommandons de vous connecter
au site internet de réunion via votre
navigateur, sur le même ordinateur que celui
avec lequel vous participerez à la réunion.
Cela facilitera votre accès aux sessions et à la
plateforme de vote.
Zoom est notre principal système de réunion
• Zoom est une plateforme permettant des réunions et des
évènements multilingues.
• Veuillez vous connecter suffisamment en avance (15 min).
• Assurez-vous de disposer d’une bonne connexion internet
et munissez-vous d’un casque avec micro si possible.
• Vous pouvez lever la main (virtuelle) pour demander la
parole et vous pouvez utiliser la fonction chat pour vous
adresser à la présidence pour rappeler le règlement.
• Profitez de la séance d’exercice du 6 avril à 14 h CEST,
c’est-à-dire à midi UTC.
Vote au cours des réunions I
• Pendant les sessions du Conseil et des comités, les
membres du Conseil peuvent voter et les membres
supplémentaires des comités permanents peuvent voter au
comité auquel ils appartiennent.
• Le site de réunion ou l’application CrowdCompass
guideront les électeurs vers la plateforme de vote
NemoVote.
• Lors du Conseil et des comités, les votes ont tous le même
poids.
• Au cours de nos réunions, pour les motions mises
au vote, le président de séance demande
généralement qui est pour, qui est contre, voire qui
s’abstient.
• Pour gagner du temps pendant les réunions en
ligne, le président de séance peut demander
d’abord aux membres du Conseil (au Conseil ou aux
comités) ou aux délégués s’ils ont des objections
puis aux participants s’ils veulent prendre la parole.
S’il n’y a pas d’objection, la motion est acceptée et
s’il y en a mais qu’il n’est pas possible de mettre
tout le monde d’accord, le président peut lancer un
vote en ligne via NemoVote.
Vote au cours des réunions II
Vote avec NemoVote
• NemoVote doit être ouvert dans votre navigateur
via le lien et les identifiants que vous aurez reçus
du secrétariat (les participants qui ne sont pas
électeurs ne peuvent y accéder).
• Une fois connecté, l’écran vous indiquera qu’un
vote est ouvert pour vous. Vous pouvez alors voter
et confirmer votre vote. En général le vote sera
ouvert. Le vote n’est secret que sur demande (voir
Statuts) et pendant les élections.
• Si le délai est écoulé, le président clôt le scrutin et
annonce les résultats (également visibles sur
NemoVote).
• Vous pourriez ensuite avoir à actualiser votre page
pour accéder au scrutin suivant.
Guides disponibles
Répertoire des documents de réunion — Guide de l’utilisateur
Aperçu des procédures de délibération de l’AMM
Guide des présidents du Conseil et des comités
Guide à l’attention des nouveaux membres du Conseil
Instructions relatives à l’application de l’évènement et à la plateforme Zoom
Guide d’utilisation de NemoVote
Tous ces guides sont disponibles également sur le
site internet de réunion et l’application CrowdCompass
Contacts en cas de problème technique
• En cas de problème avec NemoVote :
M. Florian Tischler f.tischler@nemocontra.de
• En cas de problème avec Zoom, CrowdCompass et pour toute question générale :
secretariat@wma.net
www.wma.net