WMA_General_Assembly_Planning__v2012__S

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PLANIFICACION DE LAS ASAMBLEAS DE LA AMM
La planificación debe comenzar 1,5 a 2 años antes de la reunión. La planificación logística de
la reunión varía un poco cada año para permitir la adaptación del personal de la asociación
anfitriona. Por ejemplo, una persona de la AMN puede ser designada para estar en contacto
con la AMM. Por lo general, el comité de planificación informal está compuesto de las
siguientes personas :
• Secretariado de la AMM Secretario General
• Personal de la AMN Representante del secretariado de la AMN o del
“departamento de asuntos profesionales” para estar en
contacto con la AMM
• Contacto para el programa científico
Representante(s) del secretariado de la AMN anfitriona,
Secretario General o sus representantes, otro directivo o
personal, si corresponde.
• Logística par las reuniones Opciones: Personal de la AMN anfitriona responsable de
la gestión de todos los aspectos logísticos de la reunión,
incluido el contacto para las negociaciones con el hotel,
para la instalación de la sala de reunión y contacto con la
AMM. Persona designada por la AMN que sirva como
contacto para información sobre los distintos
proveedores y ayudar con la logística en la ciudad de la
reunión. Contacto con el Secretario General de la AMM
y personal de la AMN.
La AMN anfitriona puede designar a un organizador de
reuniones u otra persona para ayudar a la AMM con las
negociaciones con el hotel y recomendaciones sobre
empresas que ofrezcan tours. Es aconsejable que esta
persona asista a la reunión de la AMM dos años antes de
la Asamblea para observar la logística.
Las principales decisiones sobre políticas relativas a la Asamblea son referidas al Secretario
General de la AMM.
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RESPONSABILIDADES DE LA AMM
• Proceso de inscripción de todas las personas que asisten a la Asamblea.
• Funcionamiento de sus oficinas, por lo tanto todos los requerimientos del hotel son
coordinados por la AMM.
• Firma de todos los contratos de los que la AMM es legalmente responsable.
• Difusión promocional del programa social, incluidos los tours.
• Todos los temas de auspiciadores relacionados con la Asamblea General. (La obtención
de auspiciadores para la Sesión Científica la hará la asociación anfitriona en conformidad
con las políticas de funcionamiento de la AMM).
GASTOS
• La AMM es responsable del equipo de interpretación simultánea.
• La AMM es responsable de la contratación de intérpretes y del pago de sus honorarios
(tres idiomas oficiales: inglés, francés y español). La delegación japonesa proporciona sus
propios intérpretes.
• La AMM es responsable del costo de transporte y hotel de los intérpretes.
• La AMM es responsable del costo de arriendo de salas para las reuniones de la Asamblea
y del Consejo y oficinas del secretariado, si no son ofrecidas gratuitamente por el hotel.
• La AMM es responsable del equipo de oficina para la sala del secretariado y oficina de
prensa.
• La AMM es responsable de todos los gastos relativos al personal del secretariado de la
AMM, incluidos los viajes.
• La AMM es responsable de la comida de la Cena de la Asamblea y el cóctel previo a la
cena.
• La AMM es responsable de los costos del personal: personal del Secretariado y mano de
obra local si es necesaria (por ejemplo, traducciones o personal local para la oficina de la
AMM).
• La AMM es responsable de los costos relativos a la inscripción (con excepción de los
bolsos para los delegados). Esto puede incluir tickets, distintivos.
• La AMM es responsable de los costos del tour para los acompañantes/cónyuges.
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RESPONSABILIDADES DE LA AMN ANFITRIONA
• Cuando sea necesario, la AMN anfitriona ayudará a obtener visas para los delegados de
todas las asociaciones miembros.
• La función de la AMN es proporcionar asesoría. Todos los contactos, contratos,
presupuestos y gestión son proporcionados por la AMM.
• La organización de la sesión científica, incluida la correspondencia con los oradores.
• Cuando corresponda, la AMN puede recibir solicitud de ayuda de parte de la AMM para
contactos y negociaciones a nombre de la AMM para ciertos aspectos como hotel, equipo
audiovisual, de interpretación, etc.
• Sugerir al Secretario General de la AMM opciones para un tour de medio día para todos
los delegados y otro para los acompañantes y cónyuges. La AMM aprobará dichos tours
de acuerdo a su presupuesto.
• Recomendar otros tours antes o después de la Asamblea.
• Designar a personas para estar en contacto con el Secretario General de la AMM de
manera permanente entre 8 y 12 meses antes de la Asamblea. La planificación se completa
a través de correos electrónicos o conferencias telefónicas programadas por la AMM.
• Proporcionar asesoría sobre los gobiernos provinciales o locales en cuanto a sensibilidades
políticas, invitaciones, auspiciadores, información turística, etc.
• Proporcionar asesoría sobre empresas de servicios a nivel local para obtener equipo
técnico o de oficina, como fotocopiado o transporte.
• Promover la Asamblea durante la reunión de la Asamblea el año anterior.
GASTOS
• La AMN anfitriona cubre todos los gastos de la recepción de bienvenida para todos los
delegados el primer día.
• La AMN anfitriona cubre todos los gastos de la cena informal y tradicional para todos
los participantes.
• La AMN anfitriona cubre todos los gastos del tour de medio día para todos los
participantes.
• La AMN anfitriona cubre todos los gastos de los bolsos para los delegados. (la AMN
puede obtener auspiciadores para los bolsos).
• La AMN anfitriona cubre todos los gastos de inscripción para los participantes de la
AMN. Se pueden considerar excepciones, como personal (no delegados) que asisten a las
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reuniones solamente. También se puede obtener una tarifa especial para asistir sólo a la
Sesión Científica.
• La AMN anfitriona cubre todos los gastos del cyber café: computadores, impresoras,
acceso a internet con banda ancha para que los delegados accedan a sus correos
electrónicos y a internet.
• La AMN anfitriona cubre todos los gastos de un fotógrafo y los CD/DVD para a las fotos
oficiales y da los derechos de autor a la AMM.
• Se recomienda que la AMN anfitriona proporcione algunos ayudantes para apoyar al
personal de la AMM antes y durante las reuniones.
• La AMN pone a disposición de la AMM 2 personas de su personal que hablen inglés dos
días antes de la reunión y un día después para ayudar al personal de la AMM.
La AMN anfitriona pone a disposición al menos un médico especialista en medicina de
urgencia para que asista a todas las reuniones y funciones, con equipo de tratamiento de
urgencia. Si el hotel está lejos de un establecimiento médico de urgencia (15 minutos), se
pondrá una ambulancia cerca del hotel.
Sírvase notar que se cancelarán honorarios a los miembros del comité de planificación.
La AMN anfitriona es responsable de todos los gastos para que sus miembros asistan a las
reuniones. La AMN también cubrirá los gastos de teléfono, fax o teleconferencias (para los
miembros del Consejo se aplicarán las reglas de la AMM).
Gastos opcionales
• La AMN anfitriona puede proporcionar entretenimiento (si lo desea) para la Ceremonia
inaugural, cuando llegan los delegados (15 minutos antes de las 11:00 am) y una o dos
canciones al final del reconocimiento de las asociaciones presentes.
• La AMN anfitriona puede proporcionar arreglos florales par las mesas de la cena de la
Asamblea, si no están incluidos.
TOUR PARA LOS ACOMPAÑANTES/CONYUGES
La AMN anfitriona designa a una persona para sugerir al Secretario General de la AMM el
programa para el tour de los acompañantes/cónyuges.
Es responsabilidad de la AMN obtener presupuestos para los tours y actividades para el tour
de los acompañantes/cónyuges.
Las propuestas las revisa el Secretariado de la AMM.
El tour es designado de la siguiente manera:
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El programa del tour de los acompañantes/cónyuges es anunciado por el Secretariado de la
AMM en los documentos de inscripción. Las reservaciones son aceptadas por el personal de
la AMM. Los tours están incluidos en el precio de la inscripción.
Los precios de eventos opcionales se establecen para recuperar el costo real.
El personal de la AMM estará en contacto con el personal de la AMN para comunicarse las
cantidades finales que se garantizarán.
Iniciado: Oct. 98
Revisado: Feb. 12